Berbagi informasi telah menjadi komponen mendasar dari setiap rencana atau strategi bisnis saat ini. Bahkan jika karyawan berada di tengah kantor, file besar tidak dapat dikirim melalui koneksi email tanpa kesulitan. Bagaimana Anda saling berbagi dengan keterbatasan seperti itu?
Di sinilah Dropbox for Business benar-benar dapat membantu. Unggah file, dapatkan tautan ke file itu, lalu siapa pun dapat melihatnya. Berikut adalah pro dan kontra Dropbox for Business untuk dipikirkan jika Anda membutuhkan cara yang lebih mudah untuk berbagi informasi antar pekerja.
Manfaat Dropbox untuk bisnis
1. Ini adalah sistem yang cepat dan mudah untuk diterapkan.
Yang harus Anda lakukan adalah mengatur akun Anda dan memberi karyawan akses ke sana. Setelah Anda selesai melakukannya, mengunggah file, membuat folder, dan bahkan menyinkronkan file antar komputer menjadi sangat mudah untuk dilakukan. Apa yang biasanya memakan waktu berjam-jam untuk dibagikan, terutama dengan file yang sangat besar, sekarang dapat memakan waktu hanya beberapa menit atau bahkan detik.
2. Anda dapat menambahkan kotak surat pribadi yang ada ke akun bisnis.
Jika Anda sudah menginstal Dropbox, baik sebagai opsi gratis atau dalam opsi Pro, Anda dapat memutakhirkannya ke opsi Bisnis. Ini memungkinkan Anda untuk melacak file yang ada tanpa khawatir tentang banyak akun, item yang hilang, dan masalah lain yang tampaknya muncul ketika ada banyak.
3. Hampir semua orang dapat menggunakan antarmuka.
Dropbox for Business secara harfiah adalah sistem seret dan lepas. Anda dapat menginstal file di desktop pekerja dan kemudian yang perlu Anda lakukan hanyalah menyeret file yang perlu diunggah ke cloud ke folder itu.
4. Administrator dapat membatasi akses ke data tertentu.
Anggota tim dapat memiliki akses terbatas untuk berbagi item dengan orang di luar tim yang ditentukan melalui Dropbox. Defaultnya dapat diinstal sehingga tautan dan file bersama hanya dapat dilihat oleh anggota tim yang berwenang. Tautan bersama juga dapat dinonaktifkan langsung dari konsol admin.
5. Kata sandi yang ditentukan pemilik melindungi keamanan Anda.
Ini memungkinkan pemilik untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa pada informasi apa pun yang telah dibagikan melalui cloud. Ini juga berarti bahwa orang tertentu dapat diberikan akses ke file dan tautan atau akses tersebut dapat diambil jika keadaan berubah. Sistem kata sandi membuatnya sangat mudah untuk mengontrol keamanan data yang Anda bagikan.
Kontra Dropbox untuk bisnis
1. Ini adalah solusi yang cukup mahal untuk rata-rata pemilik usaha kecil.
Bisnis harus membeli lisensi karyawan untuk Dropbox saat menggunakannya sebagai solusi bisnis. Ini gratis untuk dicoba selama 30 hari, tetapi kemudian hanya untuk 5 pengguna, biayanya adalah $ 750 per tahun. Biayanya juga dapat dibebankan setiap bulan, tetapi kemudian meningkat menjadi $ 75 per bulan. Menambahkan lebih banyak pengguna menambah lebih banyak biaya ini.
2. Hasil pencarian teks lengkap baru saja dimasukkan.
Ini membuat Dropbox sedikit lebih mudah digunakan saat mencari data tertentu. Namun, ini belum menjadi sistem yang sempurna, yang berarti bahwa banyak pengguna bisnis mungkin merasa lebih mudah untuk mencari melalui nama file, ekstensi, atau metadata mereka.
3. Kesenjangan pelaporan ditangani oleh pihak ketiga.
Dropbox berfokus pada komponen berbagi file dari layanannya dan hanya itu. Ini berarti pengaturan keamanan, enkripsi, dan koneksi repositori. Untuk mengisi celah yang cenderung ada dalam informasi keamanan atau pelaporan, seperti seberapa penuh Dropbox Anda, pihak ketiga digunakan untuk meningkatkan produk. Ini berarti bahwa perusahaan harus memutuskan apakah perlu mengambil risiko melibatkan lebih banyak organisasi dalam mengelola data mereka.
4. Terkadang sulit untuk menemukan folder atau file.
Dropbox tidak melakukan pekerjaan yang baik untuk memaksimalkan kehadiran layar Anda. Aplikasi smartphone dan tablet sangat buruk untuk ini. Hasil akhirnya berarti ada banyak ruang kosong yang dapat digunakan untuk meningkatkan cara pengguna menavigasi antarmuka. Ini bisa sangat sulit untuk menemukan beberapa folder dan file.
5. Keamanan bawaan cukup terbatas.
Dropbox for Business tidak menawarkan pengaturan keamanan subfolder. Tindakan pencegahan kehilangan data dapat diterapkan, tetapi karena pihak ketiga terlibat, mungkin diperlukan waktu lebih lama untuk menerapkan sistem berbagi ini. Itu adalah waktu yang mungkin tidak dimiliki beberapa perusahaan.
Pro dan kontra Dropbox for Business ini menunjukkan bahwa sistem berbagi ini dirancang untuk komprehensif, tetapi hanya jika produk menyertakan fitur pihak ketiga. Hal ini dapat meningkatkan biaya, menambah kerumitan pada data Anda, tetapi pada akhirnya memungkinkan pekerja menjadi lebih efisien. Pertimbangkan poin-poin penting ini hari ini untuk menentukan apakah Dropbox adalah solusi untuk Anda.
