Jika Anda memiliki akses ke Excel atau program serupa, maka Anda memiliki akses ke spreadsheet. Jenis perangkat lunak ini telah digunakan untuk organisasi informasi, manajemen risiko, dan solusi data lainnya selama hampir satu generasi. Berikut adalah pro dan kontra dari spreadsheet yang harus Anda pertimbangkan jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakannya untuk manajemen informasi Anda sendiri.
Apa keuntungan dari spreadsheet?
1. Memfasilitasi pembuatan perhitungan instan.
Menggunakan persamaan dan pengkodean, Anda dapat mengatur sel untuk menghitung data untuk Anda dalam beberapa cara. Ini mempermudah pembuatan total dan penghitungan yang dapat digunakan untuk membuat metrik, memantaunya, atau menentukan titik data lain sesuai kebutuhan.
2. Mereka mudah diubah.
Untuk membuat data baru, Anda hanya perlu menambah, menghapus, atau mengubah data dalam sel yang sedang diukur. Hal ini memungkinkan spreadsheet untuk cepat beradaptasi dengan perubahan yang mungkin terjadi dalam bisnis atau rumah Anda.
3. Menyimpan data terorganisir secara efisien.
Anda dapat menyimpan sejumlah besar data dengan rapi saat menggunakan spreadsheet. Representasi visual juga dapat dimasukkan untuk membantu memahami data dengan lebih baik, termasuk grafik dan tabel, sehingga lebih banyak waktu dapat dihabiskan menggunakan data daripada mencoba menyelesaikannya.
4. Sebagian besar spreadsheet menawarkan dukungan pihak ketiga.
Sebagian besar file spreadsheet akan berfungsi dengan aplikasi dan opsi perangkat lunak lain. File Microsoft Excel, misalnya, dapat dibaca di Open Office. Anda dapat menyimpan spreadsheet Open Office dalam format Excel sehingga Anda dapat membacanya di MS Excel.
5. Ada opsi integrasi.
Banyak program spreadsheet akan bekerja dengan aplikasi lain dan program produktivitas untuk membuat laporan atau presentasi yang dinamis. Di Office 365, Excel dapat bekerja dengan Word dan PowerPoint sehingga spreadsheet dapat digunakan dalam format data lain untuk tujuan lebih dari sekadar mengatur dan menyimpan data.
6. Anda dapat membuat beberapa spreadsheet dalam satu file.
Jika Anda ingin melacak tanda terima penjualan, misalnya, Anda dapat membuat catatan berjalan di spreadsheet untuk transaksi satu bulan penuh. Anda kemudian dapat memasukkan 12 bulan dalam setahun ke dalam file spreadsheet umum, memungkinkan Anda untuk membuat tabulasi setiap spreadsheet bulanan. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengakses semua data yang mungkin diperlukan.
Apa kerugian dari spreadsheet?
1. Butuh waktu untuk mempelajari rumus.
Banyak rumus yang lebih rumit yang dapat digunakan spreadsheet dapat menghemat waktu dari perspektif jangka panjang. Ini juga membutuhkan waktu untuk mempelajari rumus-rumus ini dan memasukkannya dengan benar di setiap sel. Jika hasil langsung diperlukan dan pengguna tidak mengetahui semua fungsi spreadsheet, itu mungkin bukan alat yang berguna.
2. Kesalahan perhitungan mungkin tidak dikenali oleh aplikasi atau perangkat lunak.
Beberapa fitur penghitungan otomatis yang disediakan dalam perangkat lunak dan aplikasi spreadsheet modern tidak memiliki cara untuk memeriksa kesalahan manusia. Anda perlu memeriksa setiap persamaan di setiap sel secara manual untuk memastikannya dimasukkan dengan benar. Dengan asumsi fungsi otomatis benar dapat menimbulkan masalah integritas data yang serius.
3. Dibutuhkan waktu untuk memasukkan data di setiap sel.
Jika Anda harus memasukkan data secara manual ke dalam spreadsheet, prosesnya bisa memakan waktu lama. Ini juga dapat menyebabkan kebosanan pengguna, yang selanjutnya menghambat jumlah produktivitas orang yang memasukkan data. Kebosanan juga cenderung mengarah pada kurangnya perhatian, yang dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam rumus atau data.
4. Beberapa file spreadsheet mungkin tidak kompatibel.
Jika Anda menyimpan file spreadsheet Open Office, Excel atau aplikasi atau program lain mungkin tidak membacanya. Ada beberapa spreadsheet yang memiliki ekstensi file dan hanya dapat dibaca oleh program atau aplikasi yang membuatnya. Hal ini dapat mempersulit beberapa pengguna untuk menerima informasi yang mereka butuhkan.
5. Program spreadsheet terkadang bisa mahal.
Jika Anda menggunakan Open Office untuk spreadsheet, tidak ada biaya. Itu bisa dianggap sebagai keuntungan. Namun, aplikasi dan program lain bisa sangat mahal. Excel adalah bagian dari rangkaian produk Office 365, yang berarti bahwa pengguna harus membayar biaya berlangganan bulanan sebesar $6,99 hingga $14,95 tergantung pada kebutuhan mereka.
Pro dan kontra dari spreadsheet menunjukkan bahwa mereka dapat menjadi cara yang efisien untuk menyimpan data. Ini didasarkan pada pengguna yang memasukkan data itu dengan benar untuk beroperasi secara efisien. Pertimbangkan pilihan Anda, temukan aplikasi atau perangkat lunak yang memenuhi kebutuhan Anda, dan kelola hal-hal negatif sehingga Anda dapat memanfaatkan semua manfaat yang dapat diberikan oleh spreadsheet hari ini.
