Dokumen dan file adalah bagian penting dari bisnis Anda.
Apakah Anda menjalankan organisasi besar, bisnis kecil, atau bahkan melakukan pekerjaan dari rumah, kemungkinan Anda membuat banyak dokumen. Setelah Anda membuat dokumen ini, Anda perlu menjaganya tetap aman dan teratur untuk memastikan mereka dapat diakses dengan mudah oleh tim dan klien Anda.
Untuk mempermudah, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen.
Kebutuhan alat ini meningkat, dan pasar perangkat lunak manajemen dokumen global kemungkinan akan mencapai $ 11,06 miliar pada tahun 2028.
Alat-alat ini menjadi semakin populer, dan untuk alasan yang bagus.
Mereka membantu Anda menjaga file tetap teratur dan aman untuk memastikan kolaborasi tanpa hambatan antara semua pemangku kepentingan. Mereka juga memudahkan untuk mengunggah, mengunduh, atau sekadar mengakses file dari platform, perangkat, atau browser web apa pun.
Untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat, saya telah memberi peringkat dan meninjau perangkat lunak manajemen dokumen terbaik. Ulasan ini didasarkan pada fitur utamanya, kemudahan penggunaan, integrasi, siklus hidup dokumen, format file, otomatisasi alur kerja, paket harga, dan banyak lagi.
Mari kita mulai.
Apa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik?
Berikut adalah pilihan teratas saya untuk perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk digunakan tahun ini.
1. Dropbox.
Dropbox adalah salah satu sistem manajemen dokumen all-in-one paling populer yang tersedia. Ini memungkinkan pengelolaan aset digital untuk dokumen tradisional dan multimedia. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengedit dokumen dan perubahan terlihat secara real time untuk pengguna lain.
Dengan fitur baru seperti Optical Character Recognition (OCR) untuk mengonversi gambar menjadi teks dan banyak integrasi aplikasi pihak ketiga, Anda tidak bisa salah dengan Dropbox.
Fitur utama:
- Alat Transfer Akun – Memungkinkan Anda mentransfer file dengan aman di antara banyak pengguna jika terjadi reorganisasi atau perubahan tanggung jawab.
- Dropbox Showcase – Tampilkan semua pekerjaan Anda di halaman yang dikelola secara profesional dan lacak pengguna yang berinteraksi dengan file Anda.
- Integrasi Aplikasi Pihak Ketiga: Dropbox menawarkan integrasi yang kuat dengan lebih dari 3.000.000 aplikasi yang terhubung.
- Dukungan Langsung – Dukungan Langsung mereka menawarkan layanan yang solid melalui email, obrolan, dan panggilan telepon.
Kelebihan:
- Menawarkan fitur ‘penghapusan jarak jauh’ untuk menghapus file Anda secara instan dari perangkat yang dicuri dan akun yang diretas untuk menjaga keamanan data
- Memungkinkan Anda memantau aktivitas tim Anda melalui panel admin
- Menyediakan akses sementara melalui tautan kedaluwarsa dan menonaktifkan unduhan tautan.
- Membantu Anda memulihkan file yang dihapus dengan memulihkan versi file sebelumnya
- Sinkronisasi antara perangkat dan platform
- Muncul dengan fitur yang disebut ‘manajer folder tim’ untuk membantu Anda mendapatkan kontrol dan visibilitas atas folder tim
- Menawarkan sejumlah paket penyimpanan yang fleksibel
Kontra:
- Versi seluler tidak semudah digunakan seperti versi desktop
- Unggahan bisa lambat
Harga:
Paket Standar dan Lanjutan mereka masing-masing berharga $ 12,50 dan $ 20 per bulan. Harga untuk paket Perusahaan Anda tersedia berdasarkan permintaan.
2. Zoho Docs.
Zoho Docs adalah perangkat lunak manajemen dokumen populer lainnya dalam daftar ini. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengelola semua file Anda di cloud dengan aman. Ini juga menawarkan alat kolaborasi yang kuat, termasuk berbagi grup dan sinkronisasi dua arah, untuk membantu Anda bekerja dengan klien dan karyawan jarak jauh secara efisien.
Fitur utama:
- Store Documents – Memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menyimpan file besar, termasuk video, folder, dan bahkan seluruh basis data.
- Email – langsung kirim dokumen dari email atau pemindai Anda ke akun cloud tanpa masuk.
- Organisasi bersih – Buat folder dan subfolder dengan mudah untuk kategorisasi file yang bersih berdasarkan proyek, peran, dan jenis file.
- Sinkronisasi dua arah: Anda dapat bekerja online atau offline di desktop Anda; file diperbarui secara otomatis setelah Anda kembali online.
Kelebihan:
- Memungkinkan Anda mentransfer banyak folder tanpa mengacaukan urutannya
- Buat cadangan file otomatis untuk menghindari kehilangan data
- Memungkinkan Anda mengunggah file secara massal
- Memungkinkan Anda membuat grup untuk berbagi file dengan banyak pengguna secara bersamaan
- Sediakan obrolan dalam aplikasi untuk berkolaborasi dengan anggota tim yang berbeda.
- Atur pengingat dan tugas untuk mengelola dan mendelegasikan pekerjaan antar tim.
- Simpan file Anda di server yang berbeda di beberapa lokasi
- Memberikan keamanan yang ketat dengan mengenkripsi file melalui kunci 2048-bit berbasis RSA yang dibangun melalui Perfect Forward Secrecy (PFS)
- Menawarkan fitur jejak audit untuk melacak pengeditan yang dilakukan oleh pengguna lain
- Ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan branding Anda.
- Menawarkan versi gratis hingga 5 pengguna
Kontra:
- Antarmuka pengguna terlihat sederhana dan kuno
- Waktu pemuatan aplikasi lambat.
Harga:
Paket berbayar mereka mulai dari $5 per bulan ke atas. Anda juga mendapatkan uji coba gratis selama 15 hari.
3. eFileCabinet.
eFileCabinet adalah sistem manajemen dokumen (DMS) canggih lainnya yang membantu Anda memindai dan membuat file digital secara instan. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengirim satu file dalam berbagai format dengan tautan yang dilindungi kata sandi dan dengan mudah mengkategorikan dan mencari file.
Fitur utama:
- Pencarian Kuat: Memungkinkan pencarian teks lengkap untuk menemukan file apa pun yang terletak di folder mana pun. Secara otomatis mengatur, mengenali, menamai dan menyimpan semua dokumen menggunakan informasi yang ada dalam file.
- Manajemen Alur Kerja – Tinjau snapshot alur kerja dokumen Anda dengan mudah. Ini juga memungkinkan Anda untuk melihat tahapan tertentu dari alur kerja.
- Templat bawaan – Manfaatkan templat untuk struktur folder yang ingin Anda pertahankan di seluruh sistem Anda. Anda juga dapat membuat dokumen dengan nama yang telah ditentukan sebelumnya.
- Permintaan File – Memungkinkan pelanggan dan karyawan jarak jauh untuk mengunggah file ke sistem dari jarak jauh melalui akses tamu dengan memanfaatkan fitur Permintaan File.
Kelebihan:
- Memungkinkan Anda mengatur tata kelola folder file, lemari, dan laci individual
- Anda dapat mengirim permintaan tanda tangan elektronik kepada siapa pun untuk dokumen apa pun
- Memungkinkan Anda mempertahankan jejak audit terpisah untuk dokumen yang ditandatangani guna memastikan kepatuhan dan keamanan.
- Menyediakan aplikasi desktop yang mudah digunakan.
- Impor email dan lampiran ke folder yang telah ditentukan
- Menawarkan dukungan teknis yang responsif
- Muncul dilengkapi dengan aplikasi seluler Android dan iOS
- Memungkinkan Anda mengunggah dokumen langsung dari kamera
- Manfaatkan otentikasi dua faktor dan izin berbasis peran untuk keamanan yang ditingkatkan
- Enkripsi penyimpanan ujung ke ujung dan berbagi file
- Menyediakan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, termasuk Salesforce dan Microsoft Office
Kontra:
- Bisa lebih mudah digunakan
Harga:
Paket berlangganan mereka mulai dari $ 15 per bulan dan naik hingga $ 199 per bulan. Anda juga mendapatkan demo gratis.
4. Laci digital.
Laci Digital adalah pilihan yang lebih disukai untuk perusahaan menengah di antara lain ritel, manufaktur, dan pendidikan. Ia mampu memindai dan menyimpan dokumen secara instan dan menawarkan penyimpanan dokumen di tempat untuk lapisan keamanan tambahan.
Fitur utama:
- Organisasi Dokumen – Mudah mengatur semua dokumen Anda di satu lokasi terpusat dengan struktur file / folder berbasis Windows yang familier. Ini juga memungkinkan Anda untuk menyimpan file di beberapa lemari untuk pemisahan yang mudah.
- Fleksibel – Menggabungkan dokumen dengan mudah atau menambahkan halaman ke dokumen yang ada. Anda juga dapat memberi label ulang dokumen dengan indeks yang berbeda.
- Impor mudah – Manfaatkan seret dan lepas, salin dan tempel, dan pindai atau impor untuk mengimpor file langsung ke drive dengan mudah.
- Keamanan: menawarkan keamanan yang kuat untuk semua dokumen melalui enkripsi AES-128 bit. Anda juga dapat memanfaatkan jejak audit untuk melacak perubahan yang dibuat pada dokumen apa pun.
Kelebihan:
- Sesuaikan lemari arsip secara instan untuk kebutuhan bisnis tertentu
- Manfaatkan kontrol versi untuk mengakses versi lama dari file yang sama
- Dengan pencarian kata kunci dan teks, Anda dapat dengan mudah menemukan file yang disimpan di folder mana pun di drive
- Memungkinkan Anda untuk mencetak dokumen langsung dari unit
- Tangkap dan impor beberapa dokumen secara bersamaan
- Sinkronkan perubahan yang dibuat pada file dari perangkat apa pun.
- Berkolaborasi dengan mudah dengan pemangku kepentingan yang berbeda dengan meninjau perubahan yang dibuat pada file secara real time
- Tawarkan uji coba gratis
Kontra:
- Menawarkan fitur terbatas
- Tidak cocok untuk organisasi besar
Harga:
Anda dapat membeli lisensi pengguna tunggal perangkat lunak dengan biaya satu kali $ 1.200 atau Anda dapat memilih paket berlangganan $ 500 / tahun mereka.
5. Penyimpanan Berkas.
FileHold adalah solusi manajemen dokumen bisnis (DMS) yang terjangkau dan mudah dipasang. Anda dapat dengan mudah memindai, menyimpan, dan mengindeks dokumen melalui perangkat lunak. Untuk memastikan keamanan mutlak, Anda juga dapat menginstal perangkat lunak di server lokal Anda.
Fitur utama:
- Formulir Elektronik – Mudah mengekstrak informasi metadata dari formulir elektronik dengan memanfaatkan alat Microsoft Word standar yang ditemukan di formulir Office atau PDF.
- Kurir: Ini adalah metode pengiriman dokumen yang aman yang juga mengirimkan bukti pengiriman. Itu juga memberi tahu penerima melalui email dengan tautan ke dokumen.
- Manajemen File – Memungkinkan Anda menjadi lebih efisien dengan membedakan tugas harian Anda dan menjadikan manajemen file sebagai proses yang efektif.
- Pemindaian dan Pencitraan – Lakukan tanpa kertas dengan memindai dan mencitrakan langsung dari dokumen untuk dikirim ke berbagai pengguna di seluruh dunia.
Kelebihan:
- Menawarkan dukungan untuk beberapa browser
- Dilengkapi dengan perangkat lunak smartphone yang mumpuni untuk memudahkan pengelolaan semua dokumen
- Muncul dilengkapi dengan pencarian canggih seperti Google yang memanfaatkan metadata dokumen untuk membantu Anda menemukan hasil yang relevan.
- Anda dapat mengintegrasikannya secara efisien dengan Microsoft Office untuk memungkinkan akses langsung ke alat seperti Outlook, Word, PowerPoint, Excel, dan Visio
- Kelola dokumen terbaru dan arsip dengan mudah melalui kebijakan penyimpanan dan penghapusan lanjutan
- Manfaatkan kemampuan check-in / checkout untuk menghindari penimpaan saat mengerjakan dokumen tertentu
- Buat folder virtual untuk agregasi file tak terbatas
- Ini memungkinkan Anda untuk mengerjakan dokumen secara offline, dan semua perubahan akan disimpan setelah Anda kembali online.
- Menawarkan manajemen konten perusahaan (ECM) dan arsip
Kontra:
- Jika Anda seorang pemula, Anda mungkin merasa agak sulit untuk memahami fungsinya.
- Antarmuka pengguna tidak ramah pengguna.
6. Pencari dokumen.
Pencari Dokumen menawarkan integrasi Windows yang kuat dan hosting cloud yang efisien untuk manajemen file yang nyaman. Beberapa fitur yang paling mengesankan termasuk kontrol versi, pemindaian tanpa kertas, kontrol dokumen, manajemen email, dan banyak lagi.
Fitur utama:
- Pemindaian – Pencari Dokumen memungkinkan Anda dengan mudah mengonversi dokumen kertas menjadi file yang dapat dicari sepenuhnya. Anda juga dapat melakukan pengambilan dokumen dan memahami fakta penting tentang dokumen sebagai metadata file.
- Alur Kerja Otomatis – Menawarkan berbagai fitur alur kerja, termasuk batas waktu, proses berbasis peran, pos pemeriksaan kualitas, dan templat pemberitahuan yang dapat disesuaikan, antara lain.
- Opsi Pencarian: Anda dapat mencari file melalui beberapa kemampuan, termasuk Pencarian Cepat, Pencarian Lanjutan, Pencarian Lanjutan, atau Pencarian Daftar Distribusi Saya.
- Persetujuan dokumen – Dapatkan persetujuan dokumen elektronik dengan mudah untuk memastikan transparansi dan kepatuhan. Ini juga mendukung langkah pemberi persetujuan tunggal dan beberapa langkah pemberi persetujuan yang kompleks.
Kelebihan:
- Memungkinkan Anda untuk menangkap metadata file yang dipindai dari zona, sampul, kode batang, atau memilihnya satu per satu di layar menggunakan pratinjau di Document Pro
- Menawarkan dukungan browser, perangkat, dan platform.
- Tingkatkan fleksibilitas proses melalui opsi delegasi.
- Anda dapat mengotomatiskan operasi dokumen-sentris untuk menghindari pengulangan dan meningkatkan efisiensi operasi.
- Tinjau sampel alur kerja yang ditentukan untuk kontrol kualitas yang lebih baik
- Memungkinkan Anda melacak status tinjauan dokumen dan langkah-langkah persetujuan.
- Pengingat dan pemberitahuan otomatis menyederhanakan proses persetujuan dokumen
Kontra:
- Antarmuka pengguna agak ceroboh.
- Menawarkan pelatihan yang hanya ditawarkan beberapa kali dalam setahun
Harga:
Harga lisensi mereka berkisar dari $ 250 hingga $ 400.
7. Ekor Tinggi.
HighTail memungkinkan manajemen dokumen yang lebih intuitif dan ramah pengguna. Plus, ini memungkinkan para profesional kreatif untuk dengan mudah berbagi file besar, termasuk video, seni, desain, fotografi, dan file presentasi, antara lain.
Fitur utama:
- Pratinjau resolusi tinggi: Anda dapat melihat pratinjau atau streaming file besar tanpa mengunduhnya.
- Percakapan waktu nyata: Individu atau tim dapat menerima email, pembaruan proyek, dan umpan balik secara waktu nyata.
- Freehand Annotations – Memungkinkan Anda meninjau file Anda dengan menggambar kotak tangan, panah, garis, atau bentuk untuk menandai file media Anda.
- Perbandingan versi: Anda dapat memanfaatkan perbandingan versi paralel file pada layar yang sama untuk mengevaluasi perubahan dan memberikan umpan balik dengan mudah.
Kelebihan:
- Ini memungkinkan pengguna untuk memberikan umpan balik yang lebih jelas melalui komentar langsung pada file, sehingga menghasilkan lebih sedikit hasil dan produk akhir yang lebih baik.
- Merampingkan dan mengkonsolidasikan proses kreatif untuk mengurangi waktu ke pasar
- Penerima tidak memerlukan akun untuk kontrol akses untuk melihat file yang dibagikan
- Muncul dengan enkripsi AES 256-bit, bersama dengan penawaran keamanan tingkat perusahaan untuk memberikan keamanan yang ketat di seluruh sistem.
- Menyediakan fungsi ‘pelacakan pengiriman’ untuk mengetahui kapan file dikirim dan diunduh
- Lihat beberapa file sekaligus melalui folder visual
- Ini menawarkan versi gratis untuk individu.
Kontra:
- Tautan bersama kedaluwarsa terlalu cepat
- Fungsi pencarian tidak mudah digunakan.
Harga:
Paket premium mereka mulai dari $ 12 per bulan dan naik hingga $ 36 per bulan.
8. Bisnis Evernote.
Evernote Business tidak diragukan lagi salah satu alat manajemen file paling populer. Membantu Anda dengan mudah membuat dan berbagi catatan dan file untuk menciptakan tempat kerja yang lebih cerdas dan produktif. Semua fiturnya terutama difokuskan pada peningkatan produktivitas bisnis.
Fitur utama:
- Tingkatkan produktivitas – Tim dapat mengumpulkan, mengkategorikan, dan berbagi ide secara efisien untuk meningkatkan produktivitas.
- Web Clipper – Simpan tangkapan layar situs web secara instan di akun EverNote Anda. Anda dapat dengan mudah menyimpan semua informasi yang berguna secara online dan menemukannya terpotong saat Anda membutuhkannya.
- Templat bawaan: Anda dapat memanfaatkan templat bawaan Evernote untuk menghemat waktu dan tenaga sambil memenuhi kebutuhan khusus. Template yang mudah dipasang sangat dapat disesuaikan dan Anda bahkan dapat menggunakannya tanpa henti.
- Integrasi ekstensif: Menawarkan integrasi ekstensif dengan aplikasi pihak ketiga seperti Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, dan Slack, antara lain.
Kelebihan:
- Pangkas tangkapan layar untuk menangkap informasi yang Anda butuhkan
- Menawarkan beberapa pintasan keyboard untuk meningkatkan efisiensi Anda
- Memungkinkan Anda mengedit file dan akun secara real time
- Ini juga memungkinkan Anda untuk mencari catatan tulisan tangan, gambar papan tulis, dan gambar yang dipindai.
- Ia mampu mengidentifikasi 11 bahasa tulisan tangan dan 28 bahasa tulisan tangan.
- Evernote for Business juga mendukung Penultimate untuk iPad
- Memungkinkan Anda memindai dokumen fisik dan menyimpannya sebagai file yang aman
Kontra:
- Organisasi artikel tidak bebas dari kesalahan
- Sinkronisasi file yang lebih besar agak lambat
Harga:
Paket berbayar mulai dari $ 14,99 per bulan, per pengguna.
9. Lembar Pintar.
Smartsheet adalah pilihan bisnis untuk manajemen proyek yang lancar, berbagi file, dan kolaborasi. Salah satu fitur utamanya adalah ia menawarkan integrasi ekstensif dengan aplikasi pihak ketiga, termasuk Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier, dan banyak lagi.
Fitur utama:
- Template Preset – Menyediakan template preset untuk membantu Anda menentukan alur kerja dan proses bisnis dengan cara yang jauh lebih mudah.
- Kolaborasi Konten – Pantau kemajuan produksi dengan mudah dari lembar Anda, tetapkan tugas, manfaatkan pengingat otomatis, izinkan pengguna lain untuk meninjau konten, dan berikan umpan balik mendetail melalui anotasi yang disematkan.
- Sangat Aman: Smartsheets memanfaatkan redundansi data multi-situs, hosting Equinix, dan fasilitas AWS untuk memastikan dokumen Anda aman.
- Otomatisasi: Anda dapat mengotomatiskan proses berulang dengan meminta persetujuan atau mengirimkan peringatan dan pembaruan.
Kelebihan:
- Memungkinkan Anda untuk menggabungkan rute bersyarat dan beberapa tindakan untuk mengotomatisasi alur kerja Anda dengan mudah
- Ini memungkinkan kolaborasi yang efisien dengan memperbarui data secara real time di berbagai aplikasi.
- Ganti atau gabungkan data dengan mudah dari spreadsheet Excel, file CSV, dan Google Spreadsheet di Smartsheet
- Menyediakan antarmuka pengguna seret dan lepas yang mudah digunakan untuk menyesuaikan dasbor Anda
- Menyediakan akses real-time di ponsel cerdas Anda melalui aplikasi iOS dan Android
- Memungkinkan pengguna pihak ketiga untuk meninjau file dan dokumen
Kontra:
- Anda harus berusaha keras untuk mempelajari daftar panjang fitur-fiturnya.
Harga:
Harga standar mulai dari $ 14 per bulan. Untuk paket bisnis dengan fitur yang lebih canggih, Anda harus menghubungi vendor.
10. Onehub.
Onehub adalah perangkat lunak manajemen dokumen kuat lainnya dalam daftar ini. Ini menawarkan pengunggahan file yang mudah dengan fungsi seret dan lepas. Selain itu, memungkinkan pengguna untuk mengontrol versi, mengatur file dalam subfolder dan berbagi dengan aman.
Fitur utama:
- Unggah file dengan mudah – Unggah file secara instan menggunakan seret dan lepas. Ini juga memungkinkan kontrol versi file otomatis, organisasi berbasis folder, dan gateway FTP aman untuk unggahan massal.
- Personalisasi – Sesuaikan halaman, logo, dan tema warna aplikasi dengan mudah berdasarkan kebutuhan branding Anda. Anda juga dapat menambahkan domain khusus dan label putih ke akun Anda.
- Fitur Keamanan – Manfaatkan sejumlah fitur keamanan, termasuk izin berbasis peran, batas waktu sesi, jejak audit, dan autentikasi dua faktor untuk membantu menjaga keamanan data Anda.
- Pratinjau – Pratinjau file dan dokumen dengan mudah tanpa mengunduhnya ke browser atau perangkat seluler.
Kelebihan:
- Memungkinkan Anda menghubungi kontributor untuk menyetujui atau meninjau file mereka
- Menawarkan integrasi tanpa batas dengan Google Drive dan OneDrive
- Memungkinkan Anda mengirim pesan untuk berkomunikasi dengan semua anggota tim.
- Lacak aktivitas untuk melihat siapa yang memposting apa dan kapan
- Posting komentar ke folder untuk berbagi komentar dengan mudah
- Manfaatkan jejak audit untuk langsung mencabut akses setiap kali Anda melihat sesuatu yang mencurigakan
- Terapkan kebijakan kata sandi yang rumit dengan mudah
Kontra:
- Antarmuka pengguna terlihat agak kuno
- Anda tidak dapat membuat subgrup pengguna
Harga:
Paket berbayar mereka mulai dari $ 12,50 per bulan dan naik hingga $ 500 per bulan.
11. InfoRouter.
InfoRouter adalah alat manajemen dokumen lain yang dapat membantu Anda mengelola semua dokumen dengan mudah. Namun, Anda harus menginstalnya melalui sisi server tanpa komponen sisi klien. Kabar baiknya adalah ini sangat skalabel dan dapat memanfaatkan hingga 100 server untuk berbagi beban kerja.
Fitur utama:
- Manajemen Arsip: Kelola arsip penting bisnis secara aman dengan mengirimkan dokumen ke alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya dan melacak statusnya secara real time.
- Laporan – Dapatkan laporan konsolidasi peristiwa yang terjadi setiap hari.
- Multi-bahasa – Menawarkan dukungan multi-bahasa yang dapat Anda manfaatkan untuk menerima pemberitahuan email.
- Hot Folders – Secara otomatis mengimpor data folder yang ditonton ke folder infoRouter yang telah ditentukan sebelumnya.
Kelebihan:
- Memungkinkan Anda mengonversi gambar ke file PDF
- Anda dapat membuat folder dalam jumlah tak terbatas.
- Memungkinkan pembuatan beberapa folder root.
- Mendukung HTTPS dan SSL
- Memungkinkan Anda menyesuaikan template email dan teks
- Mendukung riwayat klasifikasi dan dokumen rahasia
Kontra:
- Memuat file besar agak lambat
- Antarmuka pengguna rumit
Harga:
Harganya tersedia berdasarkan permintaan.
Alat lain yang belum ditinjau untuk daftar ini termasuk Docuware, M-Files, dan SharePoint.
Apa itu perangkat lunak manajemen dokumen?
Dengan bisnis yang bergerak secara online, perangkat lunak manajemen dokumen menarik banyak perhatian akhir-akhir ini.
Sederhananya, mereka adalah program komputer yang digunakan untuk mengatur, mengindeks, menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen dalam format digital. Juga, mereka membantu Anda mengonversi dokumen ke format digital dengan bantuan pemindai dengan cukup mudah.
Berurusan dengan sejumlah besar data cukup menantang, terutama ketika dokumen dalam bentuk fisiknya.
Faktanya, banyak produktivitas bisnis hilang hanya dengan mengatasi tantangan dokumentasi. Setelah dikonversi ke format elektronik, dokumen lebih mudah dinavigasi. Pada akhirnya, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencarinya dan dapat lebih fokus pada informasi penambangan.
Bagaimana Anda menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen?
Alat manajemen dokumen cukup mudah digunakan. Sebagian besar langkah tumpang tindih, terlepas dari perangkat lunak yang Anda gunakan.
Mari kita lakukan langkah-langkah praktis dengan bantuan Evernote Business.
Kunjungi situs web dan buat akun Anda dan isi detail yang diperlukan jika itu adalah akun bisnis.
Anda dapat masuk dan mulai membuat konten segera. Evernote mendukung berbagai dokumen, termasuk foto, spreadsheet, artikel, garis waktu, dan catatan. Sebagian besar perangkat lunak dokumen memungkinkan dokumen-dokumen ini juga.
Anda kemudian dapat mulai menambahkan pengguna ke akun bisnis Anda. Cukup klik ikon di sisi kiri yang bertuliskan “Tambah Pengguna.” Anda dapat mengirimi mereka undangan email dan meminta mereka untuk bergabung.
Setelah Anda menambahkan pengguna, Anda dapat melihat repositori pusat untuk data dan informasi. Di sini, itu disebut Direktori Luar Angkasa. Anda juga dapat memberi mereka akses untuk mengedit dan mengubah repositori.
Evernote juga memungkinkan Anda membuat catatan, mengatur obrolan kerja, membuat pintasan dan label, memindai dokumen, dan berkolaborasi secara real time dengan kolega Anda.
Apa yang harus Anda cari dalam sistem manajemen dokumen?
Meskipun opsi dan preferensi Anda akan bervariasi berdasarkan dokumen dan kebutuhan bisnis Anda, berikut adalah beberapa fitur dasar yang selalu Anda perlukan:
1. File.
Perangkat lunak harus memungkinkan Anda untuk mengarsipkan dokumen Anda di repositori pusat, untuk akses mudah dan pengambilan informasi segera, misalnya, Zoho Docs.
2. Integrasi yang luas.
Perangkat lunak pengelolaan dokumen harus menyediakan integrasi yang mudah dan ekstensif dengan aplikasi pihak ketiga seperti Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, dan banyak lagi. Membantu dalam pertukaran cairan dokumen. Evernote Business adalah contoh yang bagus.
3. Unggah massal.
Skenario bisnis melibatkan banyak dokumen. Sulit dan lambat untuk mendaki mereka satu per satu. Oleh karena itu, Anda harus memilih alat manajemen dokumen yang memungkinkan unggahan dokumen secara massal.
4. Keamanan dokumen.
Perusahaan menggunakan alat manajemen dokumen untuk mengelola dan menyimpan dokumen rahasia dan rahasia. Mengompromikan data semacam itu seringkali memiliki konsekuensi yang luas bagi perusahaan dan bahkan dapat mengancam keberadaan mereka. Inilah sebabnya mengapa perlu untuk memilih alat manajemen dokumen seperti Laci Digital untuk memastikan keamanan data yang kuat.
5. Pratinjau resolusi tinggi.
Saat Anda menggunakan alat manajemen dokumen, Anda tidak perlu mengunduh dokumen setiap kali ingin melihatnya. Perangkat lunak harus memungkinkan pratinjau resolusi tinggi kapan pun Anda mau.
Ini bukan daftar fitur holistik. Ada banyak atribut penting lainnya yang dicari pengguna, termasuk berbagai macam templat, obrolan waktu nyata, tingkat otomatisasi yang diizinkan, fitur manajemen catatan, dan banyak lagi.
Ringkasan bisnis plan.
Ini adalah beberapa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik yang tersedia. Dengan transformasi digital ini, hari-hari dokumen kertas sudah terlewati. Penyimpanan cloud jelas merupakan pilihan terbaik. Namun, semua alat ini memiliki set kemampuan dan PVU yang berbeda.
Oleh karena itu, tidak benar untuk menyatakan pemenang yang jelas: pilihan Anda seharusnya hanya bergantung pada kebutuhan dan anggaran Anda.
Misalnya, jika Anda mencari solusi gratis/terjangkau namun andal, EverNote Business bisa menjadi pilihan yang bagus. Namun, jika Anda memiliki anggaran terbatas dan membutuhkan solusi bisnis dengan fitur yang lebih canggih, Anda mungkin ingin memilih Smartsheet.
Tinjau berbagai alat dan fiturnya dengan cermat sebelum membuat keputusan akhir.
