Hot desking adalah proses mengeluarkan pekerja dari kantor tradisional. Alih-alih memasang dinding yang memaksa pekerja untuk bergerak di sekitar kantor dan menjadi tidak produktif, meja bersama memungkinkan kolaborasi dengan menciptakan ruang untuk kelompok kecil. Ketika dikombinasikan dengan komponen teknologi modern, akan ada peningkatan dramatis dalam produktivitas staf secara keseluruhan.
Ini sangat bermanfaat untuk tim yang sangat mobile dan jarang harus berada di kantor. Ini juga merupakan solusi yang baik untuk tim yang membawa telecommuter dari waktu ke waktu sehingga semua orang berada di halaman yang sama.
Hot desking memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu yang harus diperhitungkan sebelum bertaruh pada jenis desain ruang kerja ini.
Daftar keuntungan dari Hot Desking
1. Ini adalah cara yang terjangkau untuk mendesain kantor.
Ketika ruang terbuka tata letak desktop bersama diterapkan dengan benar, itu akan menggunakan lebih sedikit ruang keseluruhan daripada tata letak kantor biasa. Tim besar mungkin mendapati bahwa mereka dapat memangkas biaya operasional kantor hingga 30% dengan desktop bersama sambil menghemat 15-25% dari jumlah ruang yang mereka butuhkan.
2. Buat tata letak terbuka.
Hot desking menciptakan desain terbuka yang memfasilitasi kolaborasi yang lebih besar dalam lingkungan tim. Desainnya dapat sepenuhnya terbuka, memungkinkan kontak penuh antara rekan kerja setiap saat. Ini juga dapat mencakup sedikit pemisahan, memberi pekerja beberapa privasi dan ruang pribadi sambil mendorong orang untuk bekerja sama tanpa perlu sepenuhnya pindah ke lokasi baru.
3. Menjaga pekerja jarak jauh tetap berhubungan dengan peralatan.
Pekerja jarak jauh harus memiliki akses ke ruang kantor setiap kali mereka berada di kantor. Namun, jika para pekerja tersebut tidak berada di kantor, ini menjadi kesempatan yang tepat untuk berbagi meja. Area ini bisa menjadi ruang pertemuan lain, tempat sesi kreativitas informal, atau bahkan penyimpanan sementara. Anda akan menemukan bahwa ketika ruang ini tersedia, suasana seluruh tim menjadi lebih santai.
4. Menumbuhkan budaya sosial.
Banyak pekerja tumbuh dalam lingkungan di mana tanggung jawab pekerjaan tetap di tempat kerja dan tanggung jawab pribadi menjauh dari pekerjaan. Memiliki budaya sosial di tempat kerja terkadang dapat menyebabkan inefisiensi produktivitas. Ini juga dapat mengurangi jumlah stres interpersonal yang dapat terjadi pada beberapa komputer. Menetapkan kursi individu juga akan menyebabkan sebagian besar pekerja mengambil pendekatan berbasis silo, yang dapat mengurangi kinerja. Meja bersama membuat kantor terasa lebih seperti alat komunikasi daripada properti.
5. Mengatur kantor.
Ketika ruang kerja tetap teratur, orang menjadi lebih produktif. Dalam pengaturan kantor tradisional, beberapa kantor mungkin benar-benar terorganisir dan yang lainnya benar-benar hancur. Estetika visual tersebut dapat mempengaruhi produktivitas tim. Dengan desktop bersama, lebih mudah untuk menerapkan kebijakan pembersihan karena ruangnya sangat terbuka. Itu mengurangi jumlah kekacauan yang ada, pada akhirnya memungkinkan tim Anda dan pelanggan masa depan Anda mendapatkan kesan pertama yang tepat.
6. Membubarkan hierarki kantor.
Di kantor tradisional, ada hierarki tertentu yang menyebabkan pekerja menghindari mereka yang memiliki senioritas atau jabatan penting. Bahkan ketika “kebijakan pintu terbuka” diterapkan, itu jarang digunakan karena pintu tidak selalu benar-benar terbuka. Dengan desktop bersama, struktur tradisional rusak. Fleksibilitas dibangun ke dalam ruang kerja karena mendorong tim untuk bersatu, terlepas dari gelar, status, atau bakat.
7. Cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Anda dapat memutuskan untuk memiliki desktop bersama untuk seluruh tim Anda. Anda juga dapat memilih untuk memiliki desktop bersama untuk fungsi pekerjaan tertentu. Anda tidak harus sepenuhnya terlibat untuk memanfaatkan manfaat yang ada dengan opsi desain ini.
Daftar kerugian dari Hot Desking
1. Mungkin memerlukan strategi TI baru.
Banyak tim berbasis lokasi dari perspektif TI. Itu berarti seorang pekerja harus masuk ke komputer tertentu untuk mengakses pekerjaan mereka. Dengan desktop bersama, strategi yang lebih baik adalah mengizinkan pekerja masuk ke desktop apa pun yang tersedia. Untuk menghindari kekacauan pekerja yang menabrak tempat favorit mereka, ada baiknya memiliki sistem yang memungkinkan pekerja untuk memesan meja pilihan mereka sebelum tiba di tempat kerja untuk hari itu.
2. Ini dapat menyebabkan beberapa anggota staf kehilangan ruang pribadi mereka.
Meskipun bekerja bersama mendorong produktivitas yang lebih besar pada kebanyakan orang, beberapa anggota tim mungkin menjadi kurang produktif. Beberapa orang perlu memiliki privasi atau ruang pribadi untuk fokus pada apa yang perlu mereka lakukan. Mampu mengidentifikasi pekerja ini selama proses transisi ke hot desking memungkinkan Anda untuk mencari alternatif bagi karyawan berkualitas ini, seperti kerja jarak jauh, telecommuting, atau memberi mereka ruang sendiri di suatu tempat di luar arus lingkungan.
3. Dapat menimbulkan gangguan dalam kepemimpinan.
Selama lebih dari satu generasi, tujuan karir banyak pekerja adalah mencapai sudut kantor dengan jendela. Mengganggu hierarki kantor dapat menyebabkan kebencian pada karyawan yang merasa hampir mencapai tujuan mereka. Menggunakan desktop bersama menempatkan seseorang dengan pengalaman 20 tahun di sebelah seseorang yang baru memulai dan memperlakukan mereka secara setara. Tidak semua orang akan menikmati pengalaman semacam itu, di kedua sisi persamaan.
4. Mungkin memerlukan peningkatan sumber daya TI.
Hot desking membutuhkan teknologi modern untuk berfungsi dengan baik. Jika Anda bekerja dengan anggaran TI yang ketat, menerapkan pendekatan desktop bersama kemungkinan akan memakan waktu lama. Anda perlu menghubungkan semua pekerja Anda ke sumber daya TI terbaik untuk mendorong kolaborasi keseluruhan yang lebih baik. Jika Anda tidak berada di tempat di mana Anda dapat melakukan ini, maka ini mungkin merupakan opsi desain yang ingin Anda tunda penerapannya sampai Anda mampu membelinya.
5. Anda dapat membatasi akses karyawan saat akomodasi diperlukan.
Sebelum menerapkan semua jenis opsi berbagi desktop, penting bagi tim SDM Anda untuk meninjau adaptasi yang diminta yang telah dibuat. Beberapa karyawan mungkin memiliki kebutuhan khusus yang harus dipenuhi sebagai bagian dari persyaratan kerja mereka. Desktop bersama mungkin tidak memenuhi setelan ini. Itu akan menciptakan beberapa masalah potensial untuk bisnis Anda, karena masalah kesehatan dan keselamatan perlu ditangani untuk semua pekerja, bukan hanya mereka yang tidak meminta akomodasi.
Keuntungan dan kerugian dari desktop bersama melibatkan menyatukan orang untuk membuat mereka lebih produktif. Akan selalu ada outlier yang tidak diuntungkan dari struktur ini. Anda memiliki dua opsi: temukan cara untuk memasukkan mereka, atau temukan cara untuk membiarkan orang-orang itu pergi. Pada akhirnya, meja bersama cenderung memberikan lebih banyak manfaat daripada hal negatif, itulah sebabnya meja bersama menjadi pilihan desain yang populer untuk bisnis di seluruh dunia.