Di dunia intranet, aturan SharePoint. Ini memainkan peran dominan di beberapa perusahaan terbesar saat ini, yang berarti bahwa banyak pekerja menggunakannya sebagai pengalaman intranet. Jika Anda pernah menggunakannya di masa lalu, Anda mungkin merasa seperti banyak orang yang percaya bahwa kerugian SharePoint melebihi beberapa manfaat yang diberikannya. Namun, dengan pembaruan yang dilakukan Microsoft pada sistem ini, ada beberapa pro dan kontra tambahan untuk dievaluasi.
Keunggulan SharePoint
1. Menawarkan aksesibilitas ke cloud.
Hal ini memungkinkan pengguna intranet untuk lebih kolaboratif satu sama lain dalam hal dokumentasi. Item dapat diunggah ke cloud melalui portal intranet, dapat diakses oleh pengguna yang berwenang, dan dapat disimpan kembali oleh pengguna lain saat diperlukan. Hasil akhirnya adalah peningkatan produktivitas dalam organisasi, sementara jumlah dokumen yang dicetak dapat dikurangi.
2. Ada fungsi akses seluler.
SharePoint versi 2010 seharusnya memiliki kemampuan seluler yang besar dan tidak memenuhi tujuannya. Harapan yang sempat dibahas di tahun 2010 ini akhirnya terpenuhi dengan adanya versi terbaru dari intranet ini. Akses seluler yang berpengalaman telah ditingkatkan secara dramatis sehingga pekerja dapat mengakses data yang mereka butuhkan dari mana pun mereka berada. Bahkan memungkinkan pengguna untuk mengakses intranet bahkan ketika mereka berada di lapangan.
3. Ada pilihan media sosial yang tersedia.
Di versi SharePoint sebelumnya, praktis tidak ada opsi media sosial yang tersedia. Itu telah diperbaiki dengan versi terbaru, yang memungkinkan karyawan untuk berinteraksi lebih mudah satu sama lain. Grup, tim, dan orang-orang kunci dapat dihubungkan satu sama lain melalui intranet sehingga dokumentasi, pesan, atau kebutuhan dapat dikirimkan lebih cepat.
4. Memungkinkan integrasi MS Office.
Saat ini, banyak perusahaan menggunakan produk perangkat lunak MS Office untuk memenuhi kebutuhan manajemen mereka. Tidak seperti platform intranet lainnya, alat yang dibuat dan disimpan melalui MS Office langsung kompatibel dengan SharePoint. Ada juga penyertaan toko aplikasi dalam solusi intranet ini, yang memberikan peluang untuk memiliki aplikasi khusus yang mempersonalisasi pengalaman pengguna untuk bisnis.
5. Lebih mudah untuk menandai dari sebelumnya.
Meskipun Microsoft menyarankan agar tidak melakukan perubahan tertentu pada platform, kemampuan untuk menambahkan branding ke desain inti cukup mudah dilakukan. Juga mudah untuk mengubah tampilan halaman intranet Anda jika Anda tidak begitu tertarik dengan pengalaman hitam putih klasik yang biasanya ditawarkan SharePoint. Ini menciptakan tampilan produk akhir yang lebih baik yang dapat menciptakan penerimaan keseluruhan yang lebih baik bagi mereka yang menggunakannya untuk kebutuhan pekerjaan mereka.
6. Opsi keamanan jauh lebih baik.
Microsoft telah sangat meningkatkan protokol otentikasi dan otorisasi di SharePoint sehingga akses pengguna dapat sepenuhnya dipersonalisasi. Ini berarti bahwa pekerja dapat memiliki akses ke semua area intranet yang mereka butuhkan dan tidak ada yang tidak mereka butuhkan. Bahkan pengguna yang cukup mahir dalam mengubah tingkat akses mereka akan mengalami kesulitan untuk mencapai tempat yang tidak seharusnya berkat perbaikan yang telah dilakukan di area ini.
Kontra SharePoint
1. Ada peringatan terhadap kustomisasi.
SharePoint mungkin telah menambahkan opsi penyesuaian bagi mereka yang menerapkan sistem intranet ini, Microsoft sangat tidak menganjurkan hal ini terjadi. Kemudahan penyesuaian dengan tata letak khusus, terutama dari perspektif beranda, dapat membantu perusahaan menyesuaikan pengalaman intranet mereka dengan lebih baik kepada pekerja individu. Hanya saja, jangan beri tahu Microsoft jika Anda berencana untuk melakukannya dan Anda berencana untuk memiliki beberapa kesalahan tak terduga jika opsi tata letak diubah.
2. Opsi pencarian membutuhkan banyak penyesuaian internal.
Kebanyakan orang yang menggunakan SharePoint akan sangat kecewa dengan pengalaman pencarian. Dibandingkan dengan seberapa cepat orang dapat menemukan file yang hilang pada rata-rata PC saat ini, mencari di intranet paling sulit. Profesional TI internal juga harus menghabiskan banyak waktu untuk menyesuaikan platform agar bermanfaat, yang seringkali merupakan biaya yang tidak terduga. Untuk bisnis-bisnis tanpa bantuan TI, biaya outsourcing kebutuhan atau mempekerjakan seseorang bisa menjadi pengeluaran yang sangat tinggi.
3. Jejaring sosial terpisah dari intranet lainnya.
Untuk berbagi melalui intranet atau mendapatkan pembaruan, pengguna harus menavigasi di luar intranet utama untuk membaca sumber berita mereka atau mengakses situs pilihan mereka. Pengalaman pengguna di area ini bisa sangat sulit dan paling buruk tidak berfungsi, yang berarti bahwa manfaat yang terlihat dalam pengalaman sosial seringkali membutuhkan pelatihan ekstensif bagi pekerja biasa untuk memahami cara mengaksesnya. . Ini lebih baik daripada tidak sama sekali, tetapi masih bisa ditingkatkan secara drastis.
4. Tidak ada lagi dukungan untuk fungsi situs web publik.
Bagi pelanggan yang baru mengenal SharePoint, mereka akan dihadapkan pada masalah unik. Tidak ada lagi dukungan untuk situs web publik melalui platform intranet ini. Ini berarti bahwa pengguna baru terpaksa beralih ke penyedia eksternal untuk memenuhi kebutuhan ini, dan kualitas terbaik dari penyedia itu secara lokal dapat dipertanyakan. Biaya tak terduga dari perubahan ini juga bisa menjadi masalah bagi beberapa usaha kecil. Untuk beberapa bisnis kecil, ini bahkan bisa menjadi pemecah kesepakatan.
5. Aplikasi yang tersedia sulit digunakan dan seringkali terisolasi dan berat.
Dalam banyak hal, menambahkan aplikasi ke SharePoint terasa seperti renungan daripada bagian dari pembaruan desain. Ini seperti seseorang berkata, “Semua orang menggunakan aplikasi dengan platform cloud mereka, jadi kami mungkin juga harus melakukannya.” Intinya adalah bahwa dibutuhkan banyak pekerjaan untuk melakukan sesuatu di luar dasar-dasar dengan solusi intranet ini dan itu dapat mempersulit beberapa bisnis kecil untuk menggunakannya.
6. Tidak dapat digunakan di lingkungan kecil.
Jika Anda memiliki lingkungan intranet kecil, Anda memiliki jaminan 100%: Anda tidak akan dapat menggunakan kemampuan penuh SharePoint. Anda harus memiliki server alur kerja terpisah dan server OWA terpisah untuk memanfaatkan apa yang ditawarkan solusi ini. Ada potensi besar untuk proliferasi yang tidak dikelola jika tata kelola dan perencanaan penginstalan SharePoint tidak dipertimbangkan dengan cermat.
Pro dan kontra SharePoint menunjukkan bahwa solusi intranet Microsoft ini telah berkembang pesat dalam dekade terakhir. Ini telah menjadi alat yang sangat berguna daripada sesuatu yang lebih membuat frustrasi daripada apa pun. Kelemahannya menunjukkan bahwa masih ada pekerjaan yang harus diselesaikan, tetapi secara keseluruhan ini jauh lebih baik dari sebelumnya dan ideal untuk bisnis besar dan kecil.
