Dalam model database terpusat, unit pusat bertindak dengan cara yang melayani seluruh perusahaan. Deskripsi ini sering digunakan untuk menggambarkan model analisis yang telah sepenuhnya terpusat, meskipun dapat juga merujuk ke database informasi bersama yang dapat diakses oleh semua orang.
Perusahaan yang besar dan memiliki satu organisasi bisnis membutuhkan informasi, analitik, dan aplikasi untuk dapat melintasi berbagai batasan. Hal ini meningkatkan komunikasi dalam organisasi, memberikan kepemimpinan yang lebih efektif dari C-Suite karena kebutuhan khusus secara tepat terkait dengan orang-orang tertentu yang bertanggung jawab atas suatu respons.
Memilih sistem terpusat adalah tentang mendanai cara agar satu strategi bisnis memiliki potensi dampak terbesar. Menurut laporan Deloitte, 42% perusahaan telah menetapkan pendekatan terpusat.
Karena setiap bisnis berbeda, berikut adalah kelebihan dan kekurangan database terpusat yang perlu dipertimbangkan.
Daftar keuntungan dari database terpusat
1. Memungkinkan Anda mengerjakan proyek multifungsi.
Sebuah database terpusat mempercepat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi. Daripada memiliki lapisan birokrasi administratif untuk menangani proyek lintas fungsi antar tim, desain pusat memungkinkan tim tersebut untuk bertemu sesuai kebutuhan. Itu memungkinkan untuk menyerap data analitis lebih cepat, menyelesaikan tugas tertentu dengan kualitas yang lebih tinggi, dan bergerak lebih jauh menuju visi, misi, atau tujuan yang telah ditetapkan.
2. Lebih mudah untuk berbagi ide antar analis.
Banyak perusahaan dikonfigurasi dengan cara yang menciptakan silo untuk orang dan tim. Dengan menerapkan strategi yang memusatkan informasi dan analisis, silo-silo itu mulai menghilang. Alih-alih memiliki beberapa orang yang mengerjakan proyek atau kumpulan data yang sama secara independen, organisasi dapat mengoordinasikan pekerjaan mereka sehingga mereka lebih sering berkolaborasi. Ketika setiap orang dapat berbagi ide mereka dengan seluruh organisasi, keragaman yang tercipta memungkinkan potensi pertumbuhan yang lebih baik.
3. Analis dapat ditugaskan untuk masalah atau proyek tertentu secara terpusat.
Ada tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi dalam database terpusat. Itu karena ada lebih banyak transparansi tentang kebijakan dan prosedur yang ada. Setiap orang dapat diberi masalah khusus yang harus ditangani oleh organisasi. Mereka yang memiliki otoritas yang tepat dapat memantau kemajuan orang tersebut dalam memecahkan masalah yang teridentifikasi. Daripada merutekan melalui banyak bagian, tim, atau departemen, semua komunikasi untuk setiap masalah atau proyek diarahkan secara terpusat, mengurangi kebingungan.
4. Tingkat keamanan yang lebih tinggi dapat diperoleh.
Ketika pendanaan jangka panjang diberikan ke database terpusat, ada tingkat keamanan data yang lebih tinggi yang dikembangkan untuk organisasi. Hal ini dikarenakan informasi yang diperoleh perusahaan melayani seluruh perusahaan. Setiap orang yang terlibat dalam penyimpanan informasi tunduk pada protokol atau batasan tertentu dengan akses mereka, yang membatasi jumlah kebocoran data yang dapat terjadi. Hasil akhirnya adalah bahwa data berharga lebih sering disimpan di internal daripada eksternal.
5. Ada tingkat keandalan yang lebih tinggi dalam sistem.
Ada lebih sedikit kerusakan sistem pelaporan internal ketika ada database terpusat. Alih-alih memiliki beberapa saluran terbuka, yang dapat sampai pada kesimpulan berbeda sendiri, ada saluran pusat yang mencakup semua orang. Setiap orang dapat mengakses data yang mereka butuhkan, menawarkan pendapat mereka, dan mendengar obrolan di seluruh perusahaan saat kesimpulan spesifik dibuat. Keandalan terjadi karena orang mengakses halaman yang sama lebih cepat.
6. Mengurangi konflik.
Ketika ada database terpusat yang bertanggung jawab untuk pengumpulan dan penyimpanan data, konflik dalam organisasi berkurang. Itu terjadi karena lebih sedikit orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan yang melibatkan data. Ketika manajer senior atau orang yang ditunjuk bertanggung jawab atas informasi ini, manajer tingkat bawah dan karyawan tingkat bawah terisolasi dari beban penggunaan data secara tidak tepat, yang mengarah ke lingkungan kerja yang lebih bahagia.
7. Organisasi dapat bertindak lebih cepat.
Ketika ada database pusat yang bertanggung jawab untuk mengelola informasi, keputusan tentang tindakan atau strategi dibuat lebih cepat karena ada lebih sedikit lapisan data untuk dinavigasi. Pemimpin bisnis dapat beroperasi lebih efisien karena proses komunikasi secara alami terintegrasi ke dalam sistem. Itu memudahkan setiap orang untuk mempertimbangkan pro dan kontra dari setiap keputusan yang mungkin mereka hadapi.
8. Membantu organisasi tetap dekat dengan visi yang terfokus.
Basis data terpusat dapat dikonfigurasi untuk memantau seluruh organisasi sehubungan dengan tujuan atau visi tunggalnya. Inkonsistensi dihapus dari alur kerja karena data yang dikumpulkan ditujukan untuk tujuan tertentu yang dikomunikasikan dengan jelas kepada semua orang yang terlibat.
Daftar kerugian dari database terpusat
1. Mungkin berhenti menanggapi kebutuhan bisnis.
Ada persyaratan beban kerja besar yang menjadi perlu saat menggunakan database terpusat. Individu dan tim menemukan bahwa batasan waktu yang diberikan kepada mereka mungkin tidak masuk akal untuk harapan yang diminta. Seiring waktu, jika batasan ini tidak diatasi sebagaimana mestinya, database terpusat membuat tim tidak responsif yang fokus pada tugas tertentu daripada berkolaborasi. Pada dasarnya, tim dapat memberontak terhadap sistem untuk membuat silo perlindungan diri mereka sendiri.
2. Ada tingkat adaptasi yang lebih rendah berdasarkan lokasi.
Menggunakan database terpusat berarti Anda memperdagangkan efisiensi gerakan dengan fleksibilitas yang lebih sedikit secara lokal. Jika ada perubahan yang terjadi secara lokal yang mempengaruhi bisnis, data ini harus dikirim ke database terpusat. Tidak ada pilihan untuk mengontrol data secara lokal. Itu berarti waktu respons untuk pelanggan lokal atau komunitas mungkin tidak seefisien mungkin, karena mungkin tidak ada informasi untuk menangani respons yang diperlukan.
3. Dapat berdampak negatif pada moral lokal.
Saat menggunakan database terpusat, tanggung jawab administrator lokal sering kali berkurang. Ini karena struktur perusahaan mungkin melarang manajer lokal mempekerjakan karyawan mereka sendiri. Anda dapat memaksa mereka untuk menggunakan data dari sistem terpusat yang menurut Anda berdampak negatif secara lokal. Alih-alih dapat mengambil keputusan dengan segera, mereka terpaksa menunggu data datang dari database terpusat. Bagi mereka yang ingin mengalami tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi dengan peran manajerial mereka, proses terpusat bisa sangat melemahkan semangat.
4. Perencanaan suksesi dapat dibatasi dengan database terpusat.
Karena informasi dikelola oleh database terpusat, ada sedikit kebutuhan untuk mengembangkan manajer baru atau manajer masa depan. Satu-satunya bentuk perencanaan suksesi yang diperlukan dengan pengaturan ini melibatkan membawa seseorang untuk menggantikan analis pusat di beberapa titik. Jika manajer senior mengalami masalah keluarga, peristiwa kesehatan, atau masalah lain yang mengganggu pekerjaan mereka, mungkin tidak ada seorang pun dengan pengalaman yang diperlukan untuk mengambil alih, mengurangi efektivitas database terpusat.
5. Kurangi jumlah komentar sah yang diterima.
Sebuah database terpusat dapat memberikan transparansi. Hal ini dapat menyebabkan tingkat komunikasi yang lebih tinggi. Itu tidak selalu manfaat positif. Ketika seseorang dapat memberikan pendapat atau komentar atas informasi yang mereka terima, mereka sering merasa bertanggung jawab untuk mengirimkan tanggapan. Banyak karyawan mungkin memiliki pengetahuan umum tentang kebijakan atau prosedur tertentu, tetapi tidak memiliki akses ke gambaran lengkapnya. Mereka membuang waktu untuk membuat komentar yang tidak perlu, yang membuang waktu untuk semua orang yang membaca komentar tersebut. Seiring waktu, ini dapat menyebabkan tingkat produktivitas yang lebih rendah dan tingkat frustrasi yang lebih tinggi.
6. Dapat meningkatkan biaya.
Ketika Anda memiliki sistem terpusat, Anda bergantung pada keakuratan data yang Anda kumpulkan. Bahkan kesalahan perhitungan kecil bisa berdampak serius pada database terpusat. Hal itu dapat mengakibatkan tingkat pengiriman terburu-buru yang lebih tinggi, pesanan salah yang diberi label benar, dan perubahan yang tidak perlu pada inventaris potensial yang dikendalikan oleh organisasi. Biaya mengoreksi kesalahan dalam sistem terdesentralisasi cenderung lebih rendah daripada mengoreksi kesalahan yang dihasilkan oleh sistem terpusat.
7. Ada risiko kerugian.
Ketika ada database terpusat, semuanya disimpan di dalam database itu. Apa yang terjadi pada informasi tersebut jika database hilang karena suatu alasan? Karena tidak ada lokasi database lain, organisasi segera kehilangan akses. Itu dapat menciptakan gangguan jangka panjang yang dapat memengaruhi kelangsungan bisnis secara keseluruhan. Bahkan dengan sistem pencadangan cloud dan perlindungan lain yang tersedia, selalu ada risiko kehilangan total saat menggunakan database terpusat.
Keuntungan dan kerugian dari database terpusat ini harus dipertimbangkan secara lokal. Untuk beberapa organisasi, struktur terpusat masuk akal karena menyatukan orang dan tim dengan ikatan yang sama untuk bekerja menuju misi tertentu. Bagi yang lain, sistem dapat membuat terlalu banyak titik data, sehingga menghambat produktivitas secara keseluruhan.
