Banyak pemilik usaha kecil merasa kesulitan untuk mengelola email bisnis mereka. Ada banyak pilihan yang tersedia saat ini, dan beberapa sangat berbeda sehingga mengetahui dari mana harus memulai bisa menjadi tantangan besar. Anda dapat memilih untuk menggunakan penyedia email gratis seperti Outlook atau Gmail, berlangganan penyedia email sebagai layanan dengan biaya bulanan yang rendah, atau menghosting email Anda sendiri jika diinginkan.
Pendekatan self-hosted adalah metode tradisional yang digunakan perusahaan untuk mengelola komunikasi profesional mereka. Paket hosting sering kali dibawa oleh perusahaan manajemen puncak saat ini seperti GoDaddy. Anda juga dapat membelinya secara mandiri jika Anda sudah bekerja dengan organisasi web hosting. Struktur ini memungkinkan Anda untuk mengakses klien Anda di komputer Anda melalui sistem apa pun yang Anda gunakan saat ini.
Banyak penyedia juga memberi Anda kesempatan untuk menggunakan akses berbasis web untuk kebutuhan email bisnis Anda.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mulai mengelola komunikasi korporat Anda dengan lebih efektif, berikut adalah pro dan kontra dari menghosting email Anda sendiri untuk dipertimbangkan.
Daftar keuntungan dari hosting email Anda sendiri
1. Memberi Anda tingkat privasi yang lebih tinggi.
Saat Anda memutuskan untuk mulai menghosting email Anda sendiri, Anda dapat memanfaatkan privasi tambahan yang menyertai penggunaan server email di bawah kendali Anda. Anda tidak lagi bergantung pada proses keamanan dari penyedia eksternal karena semuanya tetap di bawah pengawasan Anda. Meskipun Anda mungkin perlu memberikan sedikit biaya kepada host web Anda untuk menyertakan layanan ini dengan kehadiran online Anda, ini adalah cara mudah untuk menambahkan lapisan perlindungan lain ke kebiasaan komunikasi Anda.
2. Terkadang Anda bisa mendapatkan opsi ini secara gratis.
Banyak penyedia web hosting akan memberi Anda pilihan untuk meng-host email Anda sendiri secara gratis. Anda dapat mengakses opsi ini melalui dasbor atau dasbor Anda dengan cara yang mirip dengan apa yang disediakan oleh opsi email sebagai layanan atau publik kepada pengguna biasa. Meskipun ada beberapa aspek teknis dari opsi ini yang mungkin perlu Anda pelajari, prosesnya relatif mudah. Jika Anda mengetahui cara menggunakan komputer dengan cukup baik, maka Anda dapat mengetahui cara menggunakan sistem ini untuk kebutuhan komunikasi Anda.
3. Memungkinkan Anda membuat akun email dengan ukuran apa pun yang Anda inginkan.
Karena Andalah yang mengatur dan mengelola email Anda sendiri, maka Anda memiliki fleksibilitas dan kontrol untuk mendesainnya dengan cara yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Karena Anda tidak membayar penyimpanan dengan hosting email internal, Anda dapat membuat akun dengan ukuran apa pun yang Anda inginkan untuk kebutuhan Anda. Juga jauh lebih mudah untuk menambahkan akun baru ke sistem Anda, menyiapkan beberapa domain, dan membuat identitas yang akan dikaitkan orang dengan merek Anda daripada penyedia pihak ketiga. Memberitahu orang untuk mengirim email ke alamat Hotmail Anda (beberapa orang masih memilikinya!) Tidak mengomunikasikan tingkat profesionalisme yang sama dengan meminta mereka mengirim pesan ke domain spesifik Anda.
4. Hanya ada satu login yang perlu Anda ingat.
Saat Anda memutuskan untuk meng-host email Anda sendiri, hanya ada satu set kredensial yang perlu Anda ingat untuk mengakses layanan ini. Anda tidak perlu khawatir memberikan akses kepada orang lain karena Anda dapat menetapkan akun yang dapat mereka sesuaikan kepada mereka. Anda akan memiliki satu panel kontrol untuk digunakan yang memungkinkan Anda mengelola kebutuhan komunikasi internal dan eksternal dengan sangat efisien. Meskipun ada tantangan yang harus dihadapi dengan opsi ini, kebanyakan orang merasa bahwa ini umumnya membuat hidup mereka lebih mudah, terutama jika mereka dapat mengarahkannya ke layanan akses web yang ada seperti Outlook.
5. Hanya membutuhkan satu tim pendukung untuk tujuan pemecahan masalah.
Bahkan jika Anda memutuskan untuk mengalihdayakan kebutuhan hosting email Anda karena Anda tidak dapat mengetahuinya, hosting Anda sendiri memungkinkan Anda mengurangi keterpaparan Anda hanya pada satu tim. Anda akan menemukan bahwa agensi yang dapat membantu Anda menyiapkan layanan ini dapat meningkatkan intranet Anda, menyediakan sumber daya TI lainnya, dan memberi Anda satu port panggilan kapan pun Anda memiliki pertanyaan yang memerlukan jawaban.
6. Ada waktu respon yang lebih cepat.
Ketika Anda bekerja dengan tim Anda sendiri, itu berarti Anda memiliki kemampuan untuk melakukan pembaruan atau penyempurnaan kapan pun Anda mau. Struktur ini memberi Anda kesempatan untuk memanfaatkan teknologi baru kapan pun tersedia saat Anda menghosting email Anda sendiri. Satu-satunya persyaratan untuk memanfaatkan manfaat ini adalah ketersediaan sumber daya dalam hal penerapan.
7. Kemungkinan kustomisasi Anda tidak terbatas.
Saat email berada di server Anda sendiri, Anda dapat mengonfigurasi batasan dan kemampuannya hampir tanpa batas. Langit benar-benar batas dengan apa yang dapat Anda host ketika Anda memilih opsi ini daripada sesuatu seperti email sebagai layanan. Bahkan memberi Anda kesempatan untuk memanfaatkan harga utilitas sehingga Anda tidak ditagih untuk bandwidth atau lalu lintas yang tidak Anda konsumsi setiap bulan. Bahkan ada peluang untuk memilih dari opsi pemulihan bencana yang berbeda, menghemat biaya cadangan jangka panjang juga.
8. Mencegah Anda kehilangan hosting web dan layanan email secara bersamaan.
Saat Anda memutuskan untuk menghosting sendiri email Anda, Anda membuat lapisan pemisah antara situs web Anda dan komunikasi korporat. Jika Anda memiliki layanan email yang ditautkan ke server web Anda dan itu turun karena suatu alasan, maka Anda akan kehilangan keduanya sampai layanan Anda dipulihkan. Meskipun hal itu mungkin tidak tampak seperti masalah kritis pada awalnya, IX Webhosting pernah mengalami pemadaman berkepanjangan yang berlangsung lebih dari dua minggu pada tahun 2012 untuk beberapa konsumen. Apa yang akan terjadi pada bisnis Anda jika Anda kehilangan akses ke email dan situs web Anda selama jangka waktu tersebut?
9. Singkirkan perusahaan lain yang mencoba memindai email Anda.
Meskipun mungkin bijaksana untuk menggunakan penyedia email daripada menyiapkan bir di server web, itu tidak akan menjadi mangsa intrik (legal dan ilegal) yang terjadi di situs seperti Gmail, di mana penyedia dapat dipaksa untuk mengirimkan pesan Anda tanpa memberi tahu Anda tentang apa yang terjadi. Server pribadi tidak rentan terhadap masalah ini karena informasi berada di bawah kendali mereka. Jika pemerintah ingin mengontrol komunikasi Anda, maka pemerintah harus datang menemui Anda dengan surat perintah penggeledahan atau panggilan pengadilan.
Daftar kerugian dari hosting email Anda sendiri
1. Hanya ada beberapa opsi berbasis web yang tersedia.
Jika Anda ingin mengakses email yang dihosting sendiri, hanya ada beberapa opsi yang tersedia yang akan memberi Anda layanan berbasis web hari ini. Itu berarti pilihan Anda terbatas ketika mencoba berkomunikasi dengan pelanggan, pemasok, dan distributor. Anda harus memiliki akses langsung ke kehadiran online Anda untuk mendapatkan item yang ada di kotak masuk Anda, yang terkadang tidak memungkinkan jika Anda bekerja dari jarak jauh.
2. Tidak menawarkan tingkat penyaringan spam yang sama.
Saat Anda mulai berkomunikasi dengan orang lain melalui email bisnis Anda, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar opsi hosting mandiri tidak menawarkan tingkat kontrol spam dan phishing yang sama dengan yang akan Anda temukan dengan bentuk lain dari layanan ini. Apa pun yang dikirimkan kepada Anda dapat berakhir di kotak masuk Anda. Penyedia yang menawarkan opsi ini akan menagih Anda lebih banyak karena memasukkannya ke dalam struktur Anda. Inilah sebabnya mengapa banyak perusahaan lebih suka menggunakan opsi email-as-a-service daripada hosting mereka sendiri.
3. Ada berbagai macam angka keandalan dan waktu aktif di industri ini.
Perbedaan antara waktu henti dan keandalan bisa sangat lebar jika Anda mempertimbangkan untuk menghosting email Anda sendiri. Ada beberapa penyedia yang jauh lebih baik daripada yang lain dalam industri ini, tetapi hanya sedikit yang dapat bersaing sedikit dengan opsi email-sebagai-layanan atau produk-produk yang digunakan untuk umum. Anda mungkin menemukan bahwa mengakses email atau mengirim pesan menjadi tantangan jika keandalan opsi ini dipertanyakan. Anda mungkin dapat menikmati lebih banyak privasi karena layanan ini ada di layanan email Anda, tetapi keuntungan itu ditiadakan jika Anda tidak dapat mengirim email sejak awal.
4. Mungkin menawarkan tantangan imigrasi untuk dipertimbangkan.
Jika Anda mencoba memigrasikan email saat Anda berpindah server web dan menghosting milik Anda, maka menyelesaikan tugas ini bisa menjadi tantangan yang luar biasa. Anda mungkin menemukan bahwa lebih mudah untuk mengunduh log pesan Anda atau menyimpannya sebagai salinan cetak daripada mentransfer semuanya. Proses ini dapat memberi Anda awal yang baru, tetapi terkadang bukan itu yang ingin diterima oleh pemilik usaha kecil.
5. Mengharuskan Anda mengetahui sisi teknis pengiriman email.
Meskipun banyak orang yang mengetahui proses teknis yang terjadi saat mengirim email, rata-rata orang cenderung mengambil pendekatan point-and-click. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan layanan yang dihosting sendiri, Anda perlu mengetahui apa yang diperlukan untuk mengonfigurasi sistem agar memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Proses ini dapat memakan banyak waktu untuk diselesaikan dibandingkan dengan produk seperti Google Apps for Work yang membantu Anda membuat kerangka kerja email sebagai layanan.
6. Ada kebutuhan yang sering untuk memperbarui perangkat lunak keamanan Anda.
Ketika Anda memutuskan untuk mulai menghosting email Anda sendiri, Anda bertanggung jawab untuk menjaga keamanan sistem. Peretas masih dapat mencoba mengakses sistem jika Anda menghubungkannya ke Internet untuk mengirim pesan. Itu berarti sebagian uang yang dapat Anda hemat dengan menyimpan barang-barang di rumah digunakan karena kebutuhan untuk memperbarui perangkat lunak yang membuat Anda tetap terlindungi. Anda juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa semuanya telah dicadangkan dan Anda menyimpan data Anda di tempat yang aman.
Jika Anda menggunakan penyedia untuk email Anda, penyedia pihak ketiga akan bertanggung jawab atas semua pembaruan pada layanan Anda. Mereka akan menangani keamanan atas nama Anda. Anda juga akan menerima pembaruan perangkat lunak secara otomatis daripada harus menginstalnya di lokasi Anda saat peluncuran.
7. Anda akan memiliki biaya tambahan untuk dipikirkan yang diabaikan oleh beberapa perusahaan.
Jika Anda memutuskan untuk meng-host email Anda sendiri, maka Anda harus mempertimbangkan biaya server saat mengelola alat komunikasi ini secara internal. Anda juga perlu berinvestasi dalam listrik dan kebutuhan utilitas lainnya yang mungkin diperlukan untuk menghosting sendiri pesan Anda sebagai sebuah organisasi. Ada kalanya mungkin perlu menambah bandwidth, yang berarti biaya lain akan mempengaruhi anggaran Anda. Kecuali jika Anda berencana untuk melakukan semua pekerjaan sendiri, Anda perlu menyewa tim ahli yang berdedikasi atau mengalihdayakan layanan ini ke penyedia yang memiliki reputasi baik sebagai cara untuk melindungi integritas sistem Anda. Jika terjadi kesalahan, maka tim Anda yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah tersebut.
8. Mungkin ada masalah dengan tanggung jawab.
Jika Anda menghosting email Anda sendiri, maka Andalah yang pada akhirnya bertanggung jawab atas apa yang terjadi pada server Anda. Banyak pemilik bisnis merasa jauh lebih mudah memecat pemasok daripada memecat pekerja mereka. Bahkan jika Anda menyewa penyedia pihak ketiga, keputusan Andalah yang bergantung pada pengalaman yang dihasilkan. Itu berarti jika terjadi masalah, Anda mungkin menemukan banyak orang mengangkat tangan untuk mengatakan, “Ini bukan salah saya!” Itu membuat Anda memiliki masalah untuk dipecahkan dan berpotensi tidak ada cara untuk melakukannya.
Pro dan kontra dari hosting email Anda sendiri mencoba untuk menyeimbangkan privasi dan kenyamanan bekerja dengan server email Anda dengan layanan yang dapat menyediakan banyak dari layanan ini atas nama Anda. Jika Anda yakin dengan keterampilan Anda di sisi teknis, maka masuk akal untuk menggunakan paket hosting mandiri. Jika preferensi Anda adalah pengalaman email tunjuk-dan-klik, maka solusi yang berbeda dapat memberi Anda hasil yang lebih baik.
