Pro dan Kontra Pengalihdayaan TI

Teknologi informasi (TI) diperlukan untuk mengintegrasikan platform perangkat lunak dan perangkat keras dalam tugas sehari-hari yang harus dilakukan perusahaan. Untuk usaha kecil, biaya memiliki profesional TI di lokasi mungkin lebih tinggi daripada yang mereka mampu, namun masih ada kebutuhan akan bantuan di bidang ini. Di mana Anda dapat mencari solusi TI jika anggaran Anda terbatas? Melalui outsourcing TI.

Ada banyak manfaat yang perlu dipertimbangkan dengan outsourcing TI, tetapi kerugian tertentu juga harus dipertimbangkan sebelum menandatangani kontrak apa pun. Berikut adalah pro dan kontra dari persyaratan outsourcing TI di pasar saat ini.

Keuntungan dari outsourcing TI

1. Ini adalah cara untuk menerima pengalaman secara instan.

Bisnis kecil yang mencoba melakukan sesuatu sendiri tidak akan berhasil di bidang TI kecuali seseorang dalam bisnis tersebut memiliki pengalaman di bidangnya. Dengan mengalihdayakan persyaratan ini, usaha kecil mendapatkan akses ke tim ahli yang bekerja untuk menemukan solusi TI berkualitas setiap hari. Ini berarti bahwa kualitas kerja dapat ditingkatkan untuk usaha kecil, waktu henti dapat dikurangi, dan penghematan biaya dapat menjadi sangat tinggi pada waktu tertentu sehingga outsourcing menjadi pengeluaran yang netral.

2. Ini adalah metode yang hemat biaya untuk mengelola kebutuhan teknologi.

Bahkan memiliki staf profesional TI tunggal dapat dengan mudah membebani perusahaan hingga hampir $ 100.000 ketika mempertimbangkan kewajiban gaji dan tunjangan. Dengan mengalihdayakan kebutuhan ini, biaya gaji, ruang kantor, dan tunjangan hilang sebagai ganti biaya untuk penyediaan layanan. Biaya terendah hampir selalu datang dari outsourcing, terutama untuk usaha kecil dengan sedikit sumber daya.

3. Memungkinkan perusahaan menjadi lebih fleksibel.

Lingkungan bisnis saat ini adalah salah satu yang hampir selalu berubah. Artinya, sebuah kebutuhan TI harus mampu merespon dengan cepat permintaan pelanggan. Ketika kecil, perusahaan mungkin tidak memiliki akses ke sumber daya yang diperlukan untuk beradaptasi dengan keadaan yang berubah ini. Namun, ketika kebutuhan TI dialihdayakan, vendor yang bersangkutan harus memiliki lebih banyak sumber daya dan keterampilan sesuai kebijaksanaannya sendiri untuk digunakan.

4. Menyediakan staf saat ini dengan keamanan kerja yang lebih baik.

Pekerja outsourcing cenderung menjadi penyangga antara lingkungan bisnis yang berubah dan pekerja penuh waktu reguler dari bisnis kecil. Kontrak ini dapat ditambahkan dan dihapus sesuai kebutuhan seiring dengan perubahan waktu sehingga karyawan tetap tidak terlalu terpengaruh oleh peningkatan dan penurunan arus informasi. Bahkan memungkinkan usaha kecil untuk memelihara hubungan mereka dengan pekerja penuh waktu karena alih daya TI menangani perubahan alih-alih tim eksekutif.

5. Perbedaan zona waktu dapat membantu menciptakan produktivitas tambahan di luar jam kerja lokal normal.

Dengan hubungan outsourcing TI yang tepat, sangat mungkin untuk menciptakan kehadiran 24/7 untuk usaha kecil berkat perbedaan zona waktu. Bahkan jika seseorang di pantai barat AS melakukan outsourcing ke pemasok pantai timur, perbedaan tiga jam berarti bahwa waktu mulai pukul 8 pagi di timur adalah waktu mulai pukul 5 pagi di Barat.

6. Budaya yang berbeda dapat memberikan perspektif yang berbeda.

Terkadang melangkah keluar dari lingkungan pengaruh lokal bisa menjadi hal yang hebat. Orang-orang dari budaya yang berbeda dapat memiliki perspektif yang berbeda tentang kebutuhan TI Anda. Hal ini dapat memungkinkan bisnis kecil menjadi lebih kompetitif di bidangnya dan berpotensi membantunya bersaing dengan perusahaan yang jauh lebih besar daripadanya.

Kontra dari outsourcing TI

1. Mengekspos data sensitif.

Agar outsourcing TI menjadi efektif, perusahaan harus mengizinkan kontraktor eksternal untuk memiliki akses ke sistem informasi mereka. Banyak pilihan outsourcing TI yang terjangkau berlokasi di negara yang berbeda. Kedua masalah ini meningkatkan risiko paparan data. Jika pelanggaran data terjadi di situs outsourcing, tidak ada yang dapat dilakukan oleh usaha kecil untuk mencegah hilangnya informasi. Hasil akhirnya dapat berupa hilangnya reputasi, pandangan keuangan yang negatif, atau kehancuran total bisnis.

2. Adalah umum untuk memiliki biaya tak terduga.

Semua kontrak outsourcing TI perlu dibaca dengan cermat sebelum menerimanya untuk menghindari biaya tak terduga. Banyak lembaga mengizinkan sejumlah panggilan bantuan dan tugas tertentu dalam suatu kesepakatan. Jika jumlah tersebut terlampaui, biaya per insiden dapat terjadi yang akan ditagih setiap bulan. Tugas dan pertanyaan tertentu mungkin juga memiliki biaya terkait yang dapat bertambah cukup cepat dan dapat menjadi masalah jika kontrak yang ditandatangani diukur dalam tahun, bukan bulan.

3. Ini adalah bidang yang mengkonsolidasikan.

Dunia mungkin semakin dekat dari sebelumnya berkat internet, tetapi untuk outsourcing TI, ini belum tentu merupakan hal yang baik. Pemasok dan akuisisi sedang mengkonsolidasikan pasar, menciptakan kekurangan dalam pasar yang menaikkan harga. Ada lebih sedikit pilihan dan harga yang lebih tinggi pada tahun 2015 dibandingkan tahun 2010, sehingga menyulitkan usaha kecil untuk menemukan solusi yang sesuai dengan anggaran mereka.

4. Ada kehilangan kendali.

Bahkan respons outsourcing TI tercepat tidak akan secepat respons internal. Tidak ada kendali atas kecepatan respons, yang berarti akan selalu ada kemungkinan downtime bahkan dengan penyedia yang memiliki reputasi yang solid. Tambahkan bahwa respons kehilangan kendali terhadap hilangnya kendali atas data dan risikonya mungkin terlalu besar untuk ditanggung oleh usaha kecil tertentu.

5. Dapat merusak moral karyawan.

Ada kalanya outsourcing TI masuk akal. Ada saat-saat lain ketika itu dapat mengirim moral karyawan ke dalam spiral yang menghancurkan. Setelah suatu fungsi dialihdayakan, karyawan sering kali takut bahwa tanggung jawab mereka mungkin dialihdayakan karena orang lain dapat melakukannya dengan harga yang lebih murah. Setelah keamanan kerja menjadi perhatian, karyawan akan mulai menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari pekerjaan daripada memperhatikan tugas-tugas yang harus diselesaikan saat bekerja.

6. Pekerjaan outsourcing Anda dapat di-outsource.

Anda mungkin menemukan bahwa outsourcing TI Anda baru saja di-outsource. Tidak apa-apa jika ada kontrol kualitas, tetapi seringkali tidak ada. Agen outsourcing hanya menyiarkan pekerjaan tanpa memverifikasinya, pada dasarnya menerima gaji gratis dalam prosesnya.

Dengan uji tuntas dan komunikasi terbuka dengan karyawan saat ini, outsourcing TI sangat masuk akal. Ini adalah cara mudah untuk menghemat uang, meningkatkan layanan TI, dan berpotensi meningkatkan pangsa pasar. Pertimbangkan baik-baik pro dan kontra outsourcing TI ini, baca setiap baris kontrak sebelum menandatangani, dan Anda dapat menemukan solusi yang tepat yang memenuhi kebutuhan Anda.