Penggajian dua mingguan tidak memiliki struktur kaku dari jadwal penggajian mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan. Fleksibilitas ini memungkinkan pengeluaran gaji dengan mudah sesuai dengan anggaran yang diharapkan untuk pelacakan yang lebih mudah. Ini juga berarti bahwa tugas pemrosesan penggajian yang sebenarnya tidak harus dipaksakan ke jendela tertentu. Sebagai imbalannya, jumlah uang tunai yang tersedia cenderung lebih akurat.
Apa yang berisiko? Jika Anda beralih ke sistem penggajian dua mingguan dari sistem yang memiliki hari gajian tertentu, ada kemungkinan beberapa karyawan tidak akan menerima gaji yang diharapkan. Ini berarti bahwa mereka mungkin tidak dapat membayar hipotek mereka tepat waktu, mengurus tagihan dan tanggung jawab lainnya, atau merasa seperti mereka diminta untuk bekerja tanpa bayaran. Ada poin penting lain yang perlu dipertimbangkan di sini juga, jadi berikut ini adalah pro dan kontra dari penggajian dua mingguan yang perlu diingat.
Keuntungan dari penggajian dua mingguan
1. Membuat jadwal pembayaran lebih mudah dipahami oleh rata-rata karyawan.
Jika Anda membayar karyawan setiap dua minggu atau sekali seminggu, maka pertanyaan paling umum yang mungkin Anda dapatkan adalah: “Kapan mereka akan membayar kita lain kali?” Ketika sistem penggajian dua mingguan telah diadopsi, pertanyaan-pertanyaan itu hilang karena karyawan dibayar dengan jadwal yang cukup teratur. Sebagian besar perusahaan membayar pada tanggal 15 setiap bulan dan sekali lagi pada hari kerja terakhir.
2. Menyesuaikan dengan bentuk penggajian lainnya.
Penggajian dua mingguan dapat digabungkan dengan jenis struktur pembayaran lainnya sehingga kebutuhan karyawan dan organisasi dapat dipenuhi secara efektif. Sering kali, Anda akan menemukan bahwa organisasi yang lebih besar mungkin memiliki jadwal dua mingguan untuk karyawan penuh waktu, jadwal mingguan untuk karyawan sementara dan / atau paruh waktu, dan jadwal dua mingguan untuk karyawan tetap.
3. Membantu arus kas perusahaan.
Hal ini terutama berlaku untuk pembayaran manfaat yang terjadi bersamaan dengan upah yang disepakati. Sistem yang membayar tunjangan pada hari Selasa setelah tanggal pembayaran dua mingguan biasanya merupakan struktur terbaik karena menghilangkan hampir semua hari libur bank yang ada di Amerika Serikat. Sebagai imbalannya, Anda menerima konsistensi dalam pembayaran tunjangan Anda, karyawan tahu kapan harus mengharapkannya, dan kewajiban Anda kepada IRS jauh lebih mudah untuk dikelola.
4. Menghilangkan masalah hari ganjil dan hari tahun kabisat yang ada.
Sistem pembayaran lainnya dipaksa untuk beradaptasi dengan hari-hari ganjil dalam setahun dan hari-hari sesekali di tahun kabisat yang tiba. Penggajian dua mingguan dapat berlanjut tanpa hambatan karena strukturnya dikonfigurasi untuk beradaptasi dengan keadaan yang berubah tersebut. Pada tanggal pembayaran terakhir Februari, itu akan menjadi hari kerja terakhir bulan itu, apakah itu tanggal 26 atau 29. Tidak masalah dan karyawan tetap menerima kompensasi penuh mereka untuk jam kerja.
5. Tumpukan jauh lebih mudah untuk dihitung.
Jika Anda membayar manfaat dua kali sebulan, manfaat yang dikontrakkan cukup mudah diterapkan. Cukup bagi jumlah yang disepakati dengan 24 dan Anda akan tahu berapa banyak yang harus Anda bayar dengan setiap periode penggajian. Ini berarti bahwa biaya pemrosesan secara keseluruhan juga sedikit lebih rendah karena meskipun masalah kepatuhan terkadang dapat menjadi rumit, serangkaian kebijakan dan prosedur yang jelas dapat membuat periode pembayaran terberat sekalipun menjadi mudah untuk dikelola oleh semua orang dalam organisasi.
Kontra dari penggajian dua mingguan
1. Mungkin sulit untuk diterapkan pada saat karyawan tidak dikecualikan.
Penggajian dua mingguan cenderung bekerja paling baik ketika sebagian besar karyawan organisasi dibayar. Ini karena tidak ada aturan lembur atau perubahan upah per jam lainnya yang perlu diperhitungkan. Pembayarannya sama untuk setiap gaji dan penggajian menjadi lebih mudah diproses karena tidak ada pembayaran sebagian periode yang perlu dikeluarkan. Untuk pekerja per jam, jika waktu tidak dicatat dengan benar, itu dapat memengaruhi anggaran dan uang tunai Anda yang tersedia.
2. Hal ini dapat membingungkan bagi karyawan.
Akan selalu ada jam tutup ketika jam tidak lagi diposting untuk penggajian setengah tahunan. Batas waktu ini dapat membingungkan karena jika seseorang bekerja 50 jam dalam minggu itu, tetapi lembur dilakukan setelah batas waktu, uang tambahan itu tidak akan dikeluarkan sampai gaji berikutnya. Hal ini dapat diatasi dengan dimasukkannya pembayaran transparan dan jadwal penutupan, tetapi tidak akan menyelesaikan semua masalah. Harapkan setiap perubahan yang diterapkan membutuhkan setidaknya 6 bulan dukungan karyawan terus menerus minimal.
3. Karyawan baru mungkin harus menunggu beberapa minggu untuk menerima gaji pertama mereka.
Bergantung pada kapan jam log diproses, diperlukan waktu 4-6 minggu sebelum karyawan baru menerima gaji pertama mereka dengan jadwal pembayaran dua mingguan. Banyak organisasi akan membayar pada tanggal 15 untuk jam kerja pada periode sebelumnya [seperti tanggal 16 pada akhir bulan sebelumnya]. Untuk karyawan yang memulai pada awal bulan, mereka tidak akan dibayar sampai akhir bulan.
4. Masalah kepatuhan harus selalu ditangani.
Ketika minggu kerja dibagi, siklus gaji dan minggu kerja penuh tidak selalu bertepatan. Hal ini membuat sulit untuk menghitung berbagai jenis gaji yang mungkin diterima karyawan. Tergantung pada paket manfaat, dapat memakan waktu hingga bentuk penggajian ini lebih mahal daripada yang lain. Departemen akuntansi cenderung lebih memilihnya karena fleksibilitas dalam struktur penunjukan, karena alih-alih 26 atau 27 periode pembayaran untuk diproses, Anda memiliki 24, tetapi pekerjaan cenderung merata pada akhir tahun.
5. Ini mungkin tidak diizinkan di bawah yurisdiksi lokal Anda.
Beberapa undang-undang setempat mungkin mengharuskan karyawan untuk dibayar pada tanggal tertentu. Meskipun ini adalah frekuensi penggajian paling umum yang diizinkan di Amerika Serikat, hari gajian akhir mengambang setiap bulan bisa menjadi sesuatu yang membuat organisasi Anda tidak patuh. Sebelum menerapkan atau beralih ke struktur ini, pastikan tidak ada potensi batasan atau hambatan hukum yang mungkin Anda temui.
Penting untuk mempertimbangkan pro dan kontra dari penggajian dua mingguan, tetapi pada akhirnya semua orang akan terbiasa dengan struktur penggajian yang diterapkan. Akan selalu ada pemberontakan jika perubahan ini terjadi pada karyawan yang terbiasa dengan struktur gaji yang berbeda, jadi transparan tentang perlunya perubahan dan manfaat apa yang akan didapat dengan perubahan itu. Karyawan kemudian dapat memilih untuk menerima struktur dua mingguan atau mulai mencari pekerjaan baru.
