“Produktivitas adalah cara sukses,” kata sebagian besar buku dan kursus tentang kewirausahaan. Pernyataan ini menjadi moto bagi mereka yang ingin meningkatkan keterampilan manajemen waktu: semakin banyak Anda bekerja dan semakin banyak proyek yang Anda miliki, semakin banyak uang dan semakin banyak kesuksesan yang Anda dapatkan.
Dengan kata lain, Anda mencoba mengambil alih yang tak kenal lelah.
Suatu hari ketika Anda memiliki situs web bisnis, blog, reputasi, pengikut media sosial, dan lusinan tugas penting yang harus diselesaikan, Anda akan mengerti bahwa Anda tidak bisa begitu saja bangun dan mulai bekerja.
Anda membutuhkan teknik manajemen waktu yang efektif. Dan sebuah rencana.
Keterampilan manajemen waktu yang luar biasa membuat pekerjaan jarak jauh atau manajemen bisnis tidak disukai semua orang. Ketika Anda tidak memiliki motivasi eksternal ketika Anda melebih-lebihkan kemampuan Anda, menghilangkan potensi force majeure, memuji multitasking, dan menghindari pendelegasian, Anda berisiko gagal dalam rencana berulang kali.
Lalu apa yang kau lakukan?
Kuasai seni manajemen waktu yang baik untuk bekerja lebih sedikit tetapi lebih efisien. Untuk itu, cobalah tips manajemen waktu tak lekang oleh waktu berikut ini.
Apa keterampilan manajemen waktu terbaik?
Berikut adalah pilihan saya untuk menguasai keterampilan manajemen waktu terbaik.
1. Tetapkan tujuan yang nyata.
Sebagai pekerja lepas, pekerja jarak jauh, atau pemilik bisnis, Anda pasti perlu memiliki rencana untuk hari itu. Ini membantu untuk mengatur pekerjaan, tetapi ada masalah kecil: dengan rencana harian, Anda akan tahu apa yang harus dilakukan; tetapi Anda tidak akan tahu mengapa melakukan ini.
Tujuan abstrak, seperti menghasilkan lebih banyak uang secara online, tidak berhasil di sini. Anda tidak dapat menjadi produktif jika Anda tidak memahami ke mana produktivitas ini membawa Anda. Untuk pekerjaan yang sukses, latih perencanaan jangka panjang dan penetapan tujuan: Tetapkan tujuan yang nyata dengan menanyakan di mana Anda ingin berada dalam satu atau lima tahun, dan bagaimana tujuan ini berhubungan dengan apa yang Anda lakukan hari ini.
Tujuan nyata memberi Anda visi jangka panjang dan motivasi jangka pendek untuk bekerja. Untuk membuatnya lebih kuat, gunakan teknik yang dikenal sebagai tujuan cerdas (singkatan SMART):
- Spesifik (sehingga Anda dapat melihat arah yang harus dituju)
- Terukur (sehingga Anda bisa memiliki tenggat waktu yang realistis untuk menyelesaikannya)
- Achievable (sehingga Anda dapat memahami bahwa mereka cukup realistis untuk mencapai ini)
- Relevan (sehingga mereka selaras dengan arah yang Anda inginkan untuk karir Anda)
- Terikat waktu (sehingga Anda dapat menetapkan tenggat waktu bagi mereka untuk bertemu).
2. Ubah rencana menjadi tugas.
Oke, Anda telah menetapkan tujuan untuk satu atau dua tahun. Katakanlah Anda berencana untuk menerbitkan buku atau menjadi salah satu copywriter lepas terbaik di negara Anda. Namun, kapan dan apa yang akan Anda lakukan untuk mewujudkan tujuan tersebut?
Anda perlu mengubah rencana jangka panjang tersebut menjadi tugas spesifik penting yang akan Anda selesaikan untuk mencapai tujuan. Tenggat waktu memainkan peran besar di sini – Anda memiliki 52 minggu untuk menerapkan rencana tahunan, jadi tetapkan tugas terkait per minggu dan tambahkan ke daftar tugas agar tepat waktu.
Dan tentu saja jangan abaikan aktivitas terkait, jika ada: menulis untuk media, membuat serangkaian pertanyaan individu, mempromosikan akun bisnis Anda, berpartisipasi dalam webinar, dll.
3. Berikan waktu untuk kesadaran diri dan promosi.
Saat Anda mengerjakan banyak proyek dan tidak membuat rencana lain, Anda berisiko bekerja 10 hingga 12 jam sehari tanpa pertumbuhan pribadi dan profesional. Ini adalah siklus tanpa akhir tanpa pelepasan, tetapi dengan peningkatan tingkat stres, kelelahan, penundaan, dan produktivitas nol.
Saat merencanakan pekerjaan Anda, pertimbangkan hal berikut:
- Pekerjaan Anda dengan proyek klien – bagi menjadi beberapa tahap, dengan pos pemeriksaan
- Realisasi ide dan proyek Anda sendiri: bekerja di situs web perusahaan Anda, menulis konten persuasif untuk itu, berpartisipasi dalam konferensi khusus, menulis artikel tamu, membuat kursus pelatihan, dll.
- Jaringan – Media sosial dan personal branding adalah alat Anda untuk menemukan klien, jadi pastikan untuk menyisihkan waktu juga untuk itu.
- Investasi mandiri: buku, webinar, podcast, buletin pendidikan, kursus… Butuh waktu lama, jadi rencanakan dengan tepat.
- “Isi sumur”: rencanakan waktu untuk pulih dari pekerjaan dan kurangi stres: pergi ke bioskop, bepergian, menghabiskan waktu bersama teman-teman… Sebagian besar waktu, pengusaha adalah pengusaha; jadi jika Anda tidak berencana untuk beristirahat sebelumnya, Anda berisiko menghabiskan seluruh waktu Anda untuk bekerja. Bukan itu yang Anda butuhkan untuk manajemen waktu yang sangat baik dan produktivitas yang lebih baik.
Dan sekarang untuk bagian yang paling menarik:
Bagaimana membagi waktu untuk semua ini? Dan proporsinya?
Itu tergantung pada beban tugas Anda dan urutan preferensi Anda. Rasio waktu tidak bisa konstan, 80/20 atau apa pun. Ketika Anda memiliki banyak klien dan proyek, rencanakan lebih sedikit waktu untuk pelatihan dan promosi diri.
Namun, lakukan agar tidak menghilang dari kancah media! Dan sebaliknya, ketika tidak ada tugas baru dalam manajemen proyek ke depan, arahkan semua upaya dan waktu yang cukup untuk mempromosikan layanan Anda. Buatlah rencana dan daftar ide sebelumnya.
4. Pertimbangkan perencanaan jangka pendek.
Sebagian besar dari kita tahu kerja jarak jauh dan kewirausahaan sebagai malam tanpa tidur di proyek karena tenggat waktu besok. Tapi itu hanya kurangnya keterampilan Anda dalam perencanaan jangka pendek.
Untuk menghindari jam sibuk dan tekanan tenggat waktu yang membunuh produktivitas Anda, lakukan hal berikut:
- Jika semua klien datang pada saat yang sama, evaluasi dan perkirakan rencana setiap proyek, pikirkan prioritas dan tinggalkan yang bukan keahlian Anda.
- Jika sulit untuk memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, bagilah menjadi beberapa tahap dan buat modifikasi yang diperlukan pada rencana Anda.
- Jika ada masalah dengan persetujuan, koreksi, atau force majeure lainnya, silakan luangkan waktu luang di kalender Anda untuk menyelesaikannya dan meninjau tugas yang sesuai.
- Gunakan aplikasi penjadwalan yang kuat seperti Woven untuk memastikan Anda dapat mengelola rapat secara efektif, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan upaya kolaborasi Anda.
5. Jangan merencanakan semua tugas Anda untuk satu hari.
Bug ini mengikuti yang disebutkan di sini. Ketika Anda tidak dapat memperkirakan keterampilan dan ruang lingkup pekerjaan Anda, tetapi Anda pikir satu hari cukup lama untuk tepat waktu dengan segalanya, Anda memasukkan banyak tugas ke dalamnya. Tak perlu dikatakan, Anda tidak dapat menangani semuanya secara efisien.
Produktivitas dan keterampilan manajemen waktu bukanlah tentang “melakukan yang terbaik hari ini”. Ini tentang menetapkan prioritas yang tepat dan memiliki kemampuan untuk membaca waktu.
Rencanakan satu atau dua tugas yang memakan waktu dan tiga atau empat kesepakatan singkat per hari. Lakukan hal yang sama dengan jadwal mingguan Anda, sehingga Anda tidak panik atau melewatkan tenggat waktu jika Anda tidak menyelesaikan semua tugas harian Anda tepat waktu.
6. Jadwalkan jam kerja Anda.
Freelancing dan bekerja dari rumah adalah masalah kebebasan waktu, bukan?
Namun, tanpa batasan yang jelas, waktu kerja Anda bisa lepas kendali. Apakah Anda suka mulai bekerja sebelum menyikat gigi di pagi hari? Bagaimana kalau menyelesaikan pekerjaan di tempat tidur sebelum tidur karena otak Anda masih bekerja satu mil per menit?
Tanpa menjadwalkan jam kerja Anda, kesehatan mental dan kehidupan pribadi Anda dapat terpengaruh, dan penundaan serta stres sering terjadi.
Ingat sesuatu seperti “jam kerja”. Buat jadwal, kerjakan jumlah jam yang ditentukan per hari, dan hindari menghabiskan waktu luang Anda di tempat kerja.
Ini tidak berarti bahwa Anda harus bekerja dari jam 9 sampai jam 5; Ini berarti Anda tahu Anda bekerja enam jam sehari, misalnya, dan Anda tidak akan mengorbankan jam ketujuh atau kedelapan Anda untuk panggilan telepon atau bahkan tugas-tugas mendesak.
Dan jangan pernah bekerja di akhir pekan atau memiliki setidaknya satu hari libur dalam seminggu. Ini adalah hari ketika Anda melupakan keterampilan pengambilan keputusan bisnis Anda dan bahkan tidak memikirkan sesuatu seperti “Saya akan memeriksa email sebentar.” Biasanya, detik-detik itu berubah menjadi jam, membuat Anda kembali bekerja dan berakhir dengan gangguan saraf.
7. Jangan mencoba untuk melaksanakan semua ide.
Bahkan jangan mencoba untuk mencari tahu semua ide yang datang ke pikiran. Ya, tampaknya tidak produktif untuk melepaskan begitu banyak hal kreatif yang Anda tulis di buku catatan tetapi tidak selesai: kursus, proyek, kegiatan, layanan baru; biasanya hanya 30-50% dari mereka yang diterbitkan; yang lain terkubur dalam arus udara.
Tapi tidak apa-apa.
Sangat bagus untuk menghasilkan banyak ide bisnis dan menuliskannya sehingga Anda tidak melupakannya. Tapi biasakan untuk mengevaluasi setiap ide pada tahap persiapan – berapa banyak waktu dan usaha yang diperlukan untuk mewujudkannya, dan keuntungan atau manfaat apa yang akan Anda dapatkan setelahnya. Apakah permainan itu layak?
8. Manfaatkan teknologi sebaik mungkin.
Beberapa dari kita memulai dengan membuat daftar tugas di selembar kertas, kemudian kita menyadari itu tidak efektif dan memutuskan bahwa mereka cukup disiplin untuk mengingat semuanya tanpa daftar. Tidak apa-apa jika Anda sedang mengerjakan sebuah proyek atau merencanakan tidak lebih dari penyelesaian proyek ini. Untuk pekerjaan produktif di berbagai bidang kehidupan, Anda memerlukan alat. Jangan mencoba untuk mendapatkan semuanya di kepala Anda.
Jangan ragu untuk memilih apa pun yang membantu Anda mengatur pekerjaan, tetap pada jadwal, dan tetap pada rencana: Trello, isoTimer, Toggl , apa pun. Tapi inilah tip pro untuk Anda: campur beberapa instrumen atau ubah yang sudah Anda miliki dari waktu ke waktu. Ini memungkinkan Anda untuk menghemat tingkat energi Anda dan menghindari memberi makan diri sendiri dengan alat dan tersesat dalam tugas.
9. Jangan langsung membalas email.
Tidak perlu membicarakan gangguan umum dan pemborosan waktu seperti serial TV atau umpan media sosial. Kebanyakan orang tahu tentang mereka dan tahu bagaimana menanganinya, tetapi beberapa masih mengabaikan penghemat waktu dan pembunuh produktivitasnya sebagai reaksi langsung terhadap tawaran proyek atau pertanyaan klien.
Pengusaha dan pekerja jarak jauh adalah pemasar dan manajer penjualan mereka sendiri, jadi mereka berusaha untuk selalu online setiap saat. Messenger, email, panggilan telepon – godaan untuk membalas dalam sekejap sulit untuk ditolak. Anda pikir Anda akan kehilangan pelanggan atau menyinggung perasaan mereka jika mereka tidak menanggapi pesan Anda di sini dan sekarang; tapi tidak seperti itu.
Sederhana saja: semakin cepat Anda merespons, semakin cepat pula pelanggan Anda merespons. Juga, semakin banyak email yang Anda kirim, semakin banyak yang Anda terima.
Setelah terganggu, Anda kehilangan fokus pada tugas yang ada. Anda harus meluangkan waktu untuk kembali ke permainan berulang kali, berkali-kali dalam sehari.
Solusinya?
Matikan messenger saat Anda mulai bekerja. Periksa email paling banyak beberapa kali sehari (berikan waktu di antara tugas-tugas utama untuk tujuan ini). Gunakan alat email untuk menjadwalkan posting Anda agar dikirim terlambat.
Jika Anda merasa sulit untuk mengabaikan gangguan dari situs web lain, gunakan alat yang akan memblokir akses Anda ke sumber daya tersebut.
10. Perlakukan diri Anda untuk menipu makanan.
Mereka yang akrab dengan diet sehat tahu tentang makanan curang: satu hari dalam sebulan atau seminggu ketika Anda bisa makan apa pun yang Anda inginkan. Berbicara tentang bisnis, prinsip makan curang juga berfungsi: ini membantu “mengisi sumur Anda” (disebutkan di atas) dan mendukung tingkat efisiensi dan produktivitas pekerjaan Anda.
Makanan curang dalam bisnis bukan tentang makanan, tetapi tentang alternatif waktu. Ini bisa menjadi hari untuk menonton serial, berbelanja, berjalan-jalan di kota tanpa benda, dll. Tapi jangan bingung hari ini dengan hari libur Anda! Pastikan hari “cheat meal” Anda tidak sejalan dengan hari tenggat waktu yang penting, dan jangan jadikan hari-hari itu sebagai kebiasaan harian Anda.
11. Ingatlah untuk mengembangkan soft skill Anda.
Anda tidak dapat mengatur waktu kerja dan produktivitas tanpa mengatur hidup Anda secara umum. Jadwal yang terperinci tidak akan membuat Anda super teratur dan bahagia – Anda dapat belajar bagaimana menulis rencana dan bagaimana memperlancar beban kerja Anda, tetapi keterampilan ini juga membutuhkan pengetahuan tentang bagaimana menjalin hubungan dengan klien, bagaimana memahami jika perlu bekerja dengan orang ini, bagaimana mengatakan tidak kepada orang beracun, dll.
Seperti yang Anda lihat, keterampilan seorang profesional di niche Anda melampaui manajemen waktu.
Untuk menghindari kesalahan dan mengatur pekerjaan Anda, Anda perlu mengambil semua kekhasan niche Anda, memanfaatkan pengalaman dan pengetahuan Anda, dan menyadari titik lemahnya, memperbaiki diri sendiri. Setelah dipertimbangkan, detail ini akan membantu Anda menyusun jadwal kerja untuk keterampilan manajemen waktu yang baik dan produktivitas yang lebih baik.
- Melimpahkan. Dunia tidak akan runtuh jika Anda tidak melakukan semua tugas sendirian.
- Pelajari cara mengatakan tidak dan membuat algoritme pemilihan pelanggan. Kerjakan proyek yang Anda minati dan beralihlah antara proyek jangka pendek dan jangka panjang.
- Jangan takut untuk menaikkan harga layanan Anda jika itu sepadan.
Manajemen waktu bukanlah garis waktu operasi atau matematika, tetapi kreativitas dan kesadaran yang mengubah hidup Anda menjadi lebih baik.
Seorang spesialis yang memenuhi tenggat waktu adalah aset berharga. Konsumen memasukkan orang-orang seperti itu ke dalam daftar favorit mereka dan dengan senang hati merekomendasikannya kepada teman-teman mereka.
Oleh karena itu, keterampilan manajemen waktu yang luar biasa memungkinkannya untuk diminati dan lebih mahal di pasar. Lebih dari itu, Anda mendapatkan kehidupan yang lebih cerah dan sumber waktu serta upaya untuk membawanya ke tingkat berikutnya.
