Salah satu pengeluaran waktu terbesar untuk bisnis kecil adalah gaji Anda. Jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses tunjangan, pemotongan, dan segala sesuatu yang masuk ke dalam gaji bisa menjadi pekerjaan penuh waktu yang mungkin tidak dapat dibayar oleh pemilik bisnis sendiri. Inilah sebabnya mengapa banyak pemilik usaha kecil mencari untuk melakukan outsourcing penggajian mereka sehingga mereka dapat fokus pada apa yang mereka lakukan yang terbaik.
Apa pro dan kontra dari penggajian outsourcing? Ini adalah beberapa poin penting yang ingin Anda pertimbangkan.
Apa keuntungan dari outsourcing penggajian?
1. Memungkinkan Anda untuk menawarkan lebih banyak layanan penggajian.
Outsourcing penggajian dapat memungkinkan usaha kecil untuk menawarkan layanan tambahan, seperti setoran langsung dan pengurangan kontribusi 401k, yang mungkin tidak dapat mereka lakukan sendiri.
2. Pajak gaji menjadi lebih mudah untuk diajukan.
Outsourcing penggajian juga akan menghasilkan laporan keuangan yang diperlukan untuk memfasilitasi pengajuan pajak penggajian untuk usaha kecil. Untuk beberapa perusahaan, mereka bahkan mungkin menemukan bahwa mereka dapat mengalihdayakan proses pengarsipan sehingga mereka tidak perlu khawatir tentang dokumen pajak.
3. Menghemat banyak waktu.
Penggajian secara konsisten diperingkatkan sebagai tugas administrasi paling mahal kedua yang harus diselesaikan. Ketika tugas ini dialihdayakan, jumlah waktu yang dibebaskan bisa sangat besar.
4. Usaha kecil dapat mengalami penghematan biaya.
Dibandingkan dengan biaya untuk menghitung upah, mencetak dan mendistribusikan cek gaji, membuat laporan keuangan, dan menyiapkan atau membayar pajak gaji, jumlah uang tunai yang dapat dikeluarkan oleh usaha kecil bisa sangat tinggi. Mengalihdayakan tugas-tugas ini dapat menghemat uang Anda dibandingkan dengan biaya melakukannya sendiri.
5. Outsourcing penggajian dapat menawarkan keamanan yang lebih besar.
Dengan keamanan data yang menjadi perhatian utama bagi pemberi kerja dan karyawan, penggajian outsourcing dapat menyediakan sistem data yang lebih aman bagi usaha kecil daripada yang dapat mereka bangun sendiri. Kontrak dapat menyediakan beberapa server, cadangan, dan teknologi keamanan lainnya yang melindungi data karyawan Anda.
6. Perusahaan penggajian sering membantu kepatuhan terhadap peraturan.
Usaha kecil tidak hanya harus berurusan dengan pajak gaji, tetapi juga harus mematuhi undang-undang pajak yang berlaku. Ketidakpatuhan dapat berarti hukuman, denda, dan lebih buruk lagi. Outsourcing sering kali membantu bisnis mempertahankan kepatuhan terhadap peraturan tanpa tantangan untuk melakukan semuanya sendiri.
Apa kerugian dari outsourcing payroll?
1. Mungkin sulit untuk mengakses data secara langsung.
Karena sebagian besar data penggajian akan disimpan di luar lokasi, akan sulit bagi usaha kecil untuk mendapatkan informasi yang mungkin diperlukan setiap saat. Bahkan jika ada sistem koneksi cloud, akses ke data dapat dengan sengaja dibatasi agar lebih aman.
2. Kesalahan mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk diperbaiki.
Pemrosesan penggajian tidak selalu 100% sempurna. Jika seorang karyawan tidak menerima gaji penuh mereka, menghubungi perusahaan penggajian untuk melakukan koreksi terkadang bisa menjadi proses yang panjang. Alih-alih segera memperbaiki situasi, pemilik usaha kecil terpaksa mengandalkan pihak ketiga untuk menyelesaikan masalah.
3. Penghematan biaya tidak selalu dialami.
Ada beberapa perusahaan penggajian yang menawarkan skala biaya berdasarkan ukuran perusahaan. Yang lain menawarkan harga atau layanan nol yang disesuaikan. Ini berarti bahwa pemilik usaha kecil harus meneliti semua vendor dan bisnis di wilayah mereka sebelum membuat keputusan. Mungkin ada komunitas di mana tidak ada penyedia layanan yang menawarkan outsourcing penggajian dengan biaya yang masuk akal untuk situasi keuangan usaha kecil.
4. Perusahaan penggajian dapat menutup pintu mereka.
Jika perusahaan penggajian turun, mengakses informasi penggajian Anda hampir tidak mungkin. Untuk usaha kecil, ada juga risiko kehilangan uang yang dibayarkan ke bisnis untuk memproses penggajian. Jadi, umumnya merupakan ide bagus untuk bekerja dengan perusahaan yang memiliki reputasi mapan untuk kesuksesan jangka panjang.
5. Pencurian informasi masih mungkin terjadi.
Anda dapat meminta perusahaan menandatangani perjanjian kerahasiaan dan pernyataan privasi sebanyak yang Anda inginkan, tetapi data penggajian Anda dicuri oleh karyawan perusahaan untuk digunakan demi keuntungan mereka sendiri. Terkadang pencurian internal dari outsourcing gaji Anda berisiko lebih tinggi daripada peretas atau pencurian eksternal.
Pro dan kontra penggajian outsourcing menunjukkan bahwa ini mungkin merupakan ide hemat waktu dan uang, tetapi tidak sepenuhnya bebas risiko. Dengan mempertimbangkan potensi negatif sebelum menyewa layanan ini dari perusahaan penggajian, risiko situasi yang merugikan dapat dibatasi.
