Ketika struktur organisasi matriks diterapkan di tempat kerja, maka ada unit lintas fungsi lintas bisnis yang bekerja bersama. Dalam sebuah matriks, seseorang dapat memiliki banyak supervisor karena tanggung jawab pekerjaan mereka tidak lagi linier.
Seseorang yang bertanggung jawab atas pemasaran, misalnya, mungkin juga bertanggung jawab atas masalah layanan pelanggan, menjadi penghubung dengan komunitas, dan menjalankan fungsi penjualan di samping tanggung jawab pemasaran mereka. Orang ini akan mengelola beberapa proyek untuk beberapa penyelia yang berbeda, meskipun tidak satu pun dari mereka dapat menjadi penyelia langsung Anda.
Ini adalah beberapa keuntungan dan kerugian memiliki struktur organisasi matriks di tempat kerja.
Daftar kelebihan struktur organisasi matriks
1. Waktu henti secara keseluruhan di tempat kerja lebih sedikit.
Ketika struktur organisasi matriks diterapkan, semua orang tetap sibuk pada hari tertentu. Alih-alih terkurung di silo mereka sendiri, pekerja dapat berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain saat ada permintaan. Itu berarti Anda mengerjakan beberapa proyek sekaligus, bukan satu proyek dalam satu waktu. Meskipun multitasking datang dengan kerugian tertentu, Anda tidak akan memiliki pekerja yang bermain dengan jempol mereka jika ada hari kerja yang lambat dengan tanggung jawab pekerjaan utama mereka.
2. Ada lebih banyak fleksibilitas yang dibangun ke dalam struktur bagi pemberi kerja.
Saat menggunakan struktur matriks, Anda dapat memilih seseorang dengan pengalaman yang relevan dari departemen mana pun. Jika ada seseorang dalam penjualan dengan pengalaman pemasaran dan departemen pemasaran membutuhkan bantuan, maka orang itu dapat diberhentikan. Ada banyak fleksibilitas dalam matriks karena orang dapat berada di posisi apa pun, kapan pun, untuk fokus pada pengalaman dan kekuatan mereka. Buat pendekatan berbasis perusahaan daripada pendekatan berbasis tim.
3. Ada lebih banyak konsistensi di tempat kerja.
Salah satu masalah terbesar yang dihadapi tempat kerja modern adalah penyebaran pekerjaan yang tidak merata. Ketika satu tim selalu sibuk dan yang lain tidak, tetapi kedua tim mendapatkan gaji yang sama, orang yang selalu sibuk akan mengalami moral yang lebih rendah. Bila Anda memiliki lebih banyak opsi yang tersedia untuk tugas, beban kerja Anda menjadi lebih konsisten. Ada sedikit kebingungan tentang tugas kerja. Setiap orang harus bekerja dengan cara yang sama untuk menghindari masalah komunikasi.
4. Ada peluang untuk menghemat uang.
Bayangkan Anda memiliki tiga departemen dalam sebuah organisasi. Masing-masing memberikan kontribusi kecil untuk pengalaman layanan pelanggan. Dalam struktur hierarkis, perusahaan mungkin memutuskan untuk mempekerjakan tiga karyawan untuk mengatasi masalah ini, satu untuk setiap departemen. Dengan struktur organisasi matriks, satu pekerja dapat bertanggung jawab atas semua kebutuhan pengalaman layanan pelanggan di semua departemen karena keahlian mereka dapat ditarik di ketiga departemen. Itu menghemat uang perusahaan karena dapat mengurangi pemborosan, menghilangkan duplikasi, dan merampingkan fungsi pekerjaan.
5. Ada peluang untuk pertumbuhan karyawan.
Satu masalah yang dihadapi banyak perusahaan adalah kurangnya kesadaran akan visi dan misi organisasi secara keseluruhan di posisi tingkat awal perusahaan. Semakin rendah Anda dalam rantai komando, semakin sedikit perhatian yang akan Anda berikan pada rencana 5 tahun. Para pekerja ini melakukan pekerjaan mereka, setiap hari, dan hanya itu. Dengan struktur organisasi matriks, para pekerja ini dapat melihat bagaimana berbagai area fungsi perusahaan, memungkinkan mereka untuk melihat mengapa beberapa pekerjaan diselesaikan dengan cara tertentu.
6. Ada dua jenis posisi manajerial yang tersedia.
Dalam struktur organisasi matriks, umumnya ada dua rantai komando terpisah yang digunakan untuk memindahkan komunikasi dari C-Suite ke pekerja tingkat pemula. Ada manajer fungsional, yang memiliki tanggung jawab “tradisional” untuk mengelola bawahan langsung mereka. Lalu ada manajer proyek, yang memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas tertentu saat mereka masuk. Itu membuat peran manajerial berubah-ubah daripada tetap, sehingga memungkinkan untuk menggunakan kekuatan kepemimpinan manajer dengan cara yang lebih baik.
7. Definisi kekuasaan yang digunakan dalam perusahaan lebih sedikit.
Meskipun ada dua jenis manajer dalam struktur organisasi matriks, dengan dua rantai komando, keseimbangan kekuasaan antara dua “kelompok” ini jarang ditentukan. Banyak manajer perlu bekerja sama, dalam tim mereka sendiri, untuk memastikan bahwa pekerja menyelesaikan tugas pekerjaan mereka seperti yang diharapkan. Ini semakin menghilangkan konsep silo dari tempat kerja, karena transparansi informasi adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa setiap manajer mengetahui apa yang terjadi dengan pekerja tertentu.
8. Ada lebih sedikit area gangguan organisasi dari waktu ke waktu.
Ketika sebuah proyek selesai, pekerja pensiunan dapat bergabung kembali dengan tim mereka dengan sedikit kesulitan. Organisasi melihat sedikit gangguan dengan gerakan, dengan asumsi komunikasi terjadi antara tim dan lini proyek.
Daftar Kekurangan Struktur Organisasi Matriks
1. Masih banyak konflik di tempat kerja.
Meskipun struktur organisasi matriks berusaha untuk mengurangi konflik di tempat kerja, hal itu cenderung menciptakan banyak drama ketika diterapkan. Jika Anda mendapatkan sumber daya dari departemen lain untuk mengerjakan sebuah proyek, akan ada pekerja yang akan merasa seperti diberi tahu bahwa mereka tidak kompeten. Pekerja mungkin merasa terbelah antara tugas “biasa” mereka dan pekerjaan yang diberikan kepada mereka oleh orang tua. Kedua masalah ini menciptakan konflik dalam loyalitas yang dapat menyebabkan masalah retensi pekerja dari waktu ke waktu.
2. Masih ada masalah alokasi sumber daya.
Dalam dunia yang sempurna, struktur organisasi matriks akan selalu menempatkan orang-orang terbaik di tempat di mana mereka paling dibutuhkan. Pada kenyataannya, manajer menjaga orang-orang terbaik mereka dalam lingkaran yang ketat untuk mencegah keahlian mereka bermanfaat bagi tim lain. Artinya, orang yang dipaksa mengerjakan proyek lain memiliki keterampilan dan pengalaman yang lebih sedikit, yang pada akhirnya menurunkan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan.
3. Mungkin ada ketidakselarasan tujuan di tempat kerja.
Meskipun dua departemen bekerja untuk perusahaan yang sama, metrik yang dibutuhkan bisa kompetitif. Ketika seorang pekerja dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain untuk suatu proyek, dia mungkin diminta untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersaing dengan tujuan yang ada dalam pekerjaannya sendiri. Ketika itu terjadi, hasilnya hampir selalu merupakan pesan yang tidak konsisten dari mereka yang bertanggung jawab. Pada akhirnya, pekerja menjadi bingung dan ini mengurangi produktivitasnya.
4. Mungkin ada kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab.
Dalam rantai komando standar, seorang pekerja akan memiliki supervisor langsung kepada siapa mereka akan melapor. Dengan struktur organisasi matriks, “garis putus-putus” ditambahkan ke rantai komando untuk setiap supervisor tambahan yang mungkin ditugaskan untuk proyek yang sedang dikerjakan. Ketika ada lebih dari satu supervisor yang meminta informasi dari seorang pekerja, dapat membingungkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab. Lebih penting lagi, mungkin sulit untuk mengetahui siapa yang memiliki keputusan akhir atas keputusan yang perlu dibuat.
5. Ada kebutuhan akan pekerja yang bersedia dalam struktur ini.
Saat menggunakan struktur organisasi matriks, Anda harus memiliki pekerja yang mau multi-dimensi dengan tugas pekerjaannya. Mereka perlu senang bisa melakukan sesuatu yang berbeda setiap hari. Anda juga membutuhkan pekerja yang puas dengan pekerjaan yang mereka lakukan dan yang bersemangat tentang perusahaan. Pada akhirnya, Anda meminta orang untuk menghasilkan lebih banyak untuk gaji yang sama dengan struktur ini, jadi jika tidak ada pekerja yang puas, bisa terjadi banyak pemberontakan.
6. Mungkin ada kehilangan otoritas perantara.
Dalam struktur matriks, pentingnya posisi entry-level dan manajemen menengah sangat berkurang. Alih-alih bertanggung jawab atas sebuah tim, manajer dan supervisor ini bertanggung jawab atas proyek. Mereka dapat memiliki tim bawahan langsung mereka sendiri, tetapi orang-orang itu dapat ditugaskan ke tugas lain kapan saja. Pengurangan otoritas itu berarti bahwa hanya manajer puncak yang dipandang sebagai “pemimpin sejati” di dalam perusahaan, namun tingkat manajemen yang lebih rendahlah yang diminta untuk menangani masalah sehari-hari yang muncul.
7. Mungkin ada efek bola salju.
Tidak ada yang sempurna. Melalui protokol jaminan kualitas, mungkin ada koreksi yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Karena ada banyak orang yang diambil dari berbagai departemen yang mengerjakan proyek dalam struktur organisasi matriks, koreksi ini harus segera dilakukan. Jika tidak, maka mencoba untuk membentuk tim proyek setelah dibubarkan bisa sangat sulit. Itu mempertaruhkan masa depan klien, bakat mereka, dan organisasi mereka.
Keuntungan dan kerugian dari struktur organisasi matriks memudahkan untuk mentransfer sumber daya ke proyek yang paling penting yang perlu diselesaikan. Mereka juga menciptakan ketidakpastian di tempat kerja, karena pekerja mungkin tidak tahu siapa yang perlu menerima informasi tentang pekerjaan yang telah mereka lakukan. Itulah sebabnya komunikasi yang jelas diperlukan dalam struktur ini dengan cara yang konsisten. Tanpa komunikasi, hal negatif cenderung lebih besar daripada manfaatnya.
